اتوماسیون اداری چیست ؟

اتوماسیون یا Automation از دو کلمه “ automatic ” و “ operation ” تشکیل شده و معنای اتوماتیک یا خودکار شدن می باشد ، بنابراین وقتی با کلماتی مانند اداری و صنعتی ترکیب می شود مفهوم دگرگونی این دسته ها و اتوماتیک شدن آن را می دهد . اتوماسیون اداری و تاثیرات آن بیشتر مطالعه کنید.

برای مثال صنعت کفاشی با دگوگونی توسط دستگاه های اتوماسیون صنعتی و ماشین آلات شاهد کمتر شدن اشتباهات ، بالا رفتن تولید و نظارت دقیق تر است. به همین ترتیب فرایند پیاده سازی اتوماسیون اداری در شرکت ، مجموعه یا ارگان سرعت در انجام امور ، صرفه جویی زمانی و مالی ، بایگانی الکترونیکی اسناد و نظارت دقیق بر کل مجموعه توسط کامپیوتر شخصی را به مدیران هدیه می دهد و در یک جمله میتوان گفت تمامی شرکت یا ارگان در دستگاه رایانه قابل دسترسی می باشد.

[gap height=”20″]

اتوماسیون اداری و تاثیرات آن بر صرفه جویی شرکت ها و ارگان ها

[gap height=”20″]

اتوماسیون اداری (eoffice) می تواند در تمام واحد های یک مجموعه پیاده سازی شود که ماحصل آن ای آر پی (Enterprise Resource Planning) نامیده می شود و برنامه ریزی، سازماندهی و گزارشگیری کامل از مختصات مهم آن می باشد.

همانطور که میدانیم در مقابل هر حرکتی ،مقاومت وجود دارد . در بسیاری از موارد پیاده سازی اتوماسیون (حتی در کشورهای پیشرفته) به دو یاسه شکست انجامیده و یا مجموعه ها به کوچک کردن این پروسه به الکترونیکی کردن فرایند بایگانی و نامه و داشتن سازمان سبز بسنده کرده اند.

بنابر تجربیات شرکت های بزرگی مانند مایکروسافت برای پیاده سازی هر جز جدید در مجموعه باید به موارد زیر دقت کنیم:

[gap height=”20″]

  1. ابتدا باید زمان اجرای پروژه را بررسی کنیم . فرایند های جدید نباید در زمان اوج کاری مجموعه و یا در بحران های مالی انجام پذیرد.
  2. انتطارات ، هدف و بودجه مجموعه برای نماینده مدیرعامل (خریدار) مشخص باشد تا پس از انجام عملیات خرید ، تمرکز مجموعه تنها بر پروسه پیاده سازی باشد و در سوی مقابل نمایده مدیر عامل (خریدار) وظیفه دارد بررسی کاملی بر روی امکانات نرم افزارها از یک سو و روش های پیاده سازی از سوی دیگر داشته باشد.
  3. فراموش نکنید امکانات سخت افزاری مناسب مانند اینترنت ، شبکه ، رایانه کاربران و سرور می توانند کاتالیزور این فرایند باشد.
  4. صرفه جویی مالی این پروژه ها در سال های بعد مانند دریافت یک پروژه به شما سود می رساند پس به چشم یک پروژه با آن نگاه کنید و مدیر پروژه مناسب با اختیارات کامل و همراهی مدیران دیگر از ملزومات آن می باشد. شراگیم مرادی

[gap height=”20″]