انواع اطلاعات سیستم اتوماسیون اداری

 

انواع اطلاعات در سیستم اتوماسیون اداری

کسب و کارها دارای چندین سیستم اطلاعاتی هستند که هم زمان با فعالیت های شرکت حرکت می کنند. این یادداشت و اطلاعات بخش های اصلی سیستم اطلاعاتی را برجسته می کند و نمونه هایی را ارائه می دهد تا به شما در تشخیص مسایل کمک کند.

 

برای اکثر کسب و کارها در اتوماسیون اداری، الزامات مختلفی برای ارائه اطلاعات وجود دارد

 

  • مدیران ارشد نیاز به اطلاعات برای کمک به برنامه ریزی کسب و کار خود دارند
  • مدیریت میانی نیاز به اطلاعات دقیق تر برای کمک به نظارت و کنترل فعالیت های تجاری دارند
  • کارمندان با نقش های عملیاتی نیاز به اطلاعات برای کمک برای انجام وظایفشان دارند

 

سیستم های اجرایی (ESS)

ESS برای کمک به مدیریت ارشد برای تصمیم گیری های استراتژیک طراحی شده است.

یک ESS اطلاعات داخلی و خارجی مورد استفاده در کسب و کار را جمع آوری، تجزیه و تحلیل می کند.

یک مثال خوب برای درک ESS این است که یک تیم مدیریت ارشد را در یک کابین خلبان هواپیما تصور کنید، با پانل ابزار وضعیت تمام فعالیت های کلیدی کسب و کار را نشان می دهد.

  • سیستم های اطلاعات مدیریت (MIS)

در ابتدا با منابع داخلی اطلاعات مرتبط است. سیستم های اطلاعات جاسوسی معمولا از سیستم های پردازش معامله داده ها را جمع آوری کرده و خلاصه آن را به یک سری از گزارش های مدیریتی تبدیل می کند.

گزارش های MIS معمولا توسط مدیران میانی و ناظران عملیاتی مورد استفاده قرار می گیرد.

  • سیستم های پشتیبانی تصمیم (DSS)

این سیستم به طور خاص برای کمک به مدیریت جهت تصمیم گیری در شرایطی که عدم اطمینان در مورد نتایج تصمیمات وجود دارد طراحی شده است.

DSS از ابزارها و تکنیک ها برای کمک به جمع آوری اطلاعات مربوطه و تجزیه و تحلیل گزینه ها استفاده می کند. DSS اغلب شامل استفاده از صفحه گسترده و پایگاه داده های پیچیده برای ایجاد مدل های “چه چیزی” است.

 

  • سیستم مدیریت دانش (KMS)

این سیستم معمولا در کسب و کارهایی استفاده می شوند که کارکنان دانش و تخصص جدیدی را ایجاد می کنند که پس از آن می توانند توسط دیگران در سازمان برای به دست آوردن فرصت های تجاری بیشتر به اشتراک گذاشته شوند. نمونه های خوب شامل شرکت های وکلا، حسابداران و مشاوران مدیریت می باشد.

KMS اجازه طبقه بندی و توزیع دانش را می دهد.

 

  • سیستم های پردازش معاملات (TPS)

این سیستم برای پردازش معاملات روزمره به صورت کارآمد و با دقت زیادی طراحی شده است

یک کسب و کار باید چند TPS داشته باشد؛ مثلا:

 

  • سیستم های صورتحساب برای ارسال فاکتورها به مشتریان
  • سیستمی برای محاسبه حقوق و درآمد هفتگی و ماهانه
  • سیستم های تولید و خرید برای محاسبه نیاز مواد اولیه
  • سیستم های کنترل سهام برای پردازش تمام حرکات به داخل و خارج از کسب و کار

سیستم های اتوماسیون اداری

با پردازش داده ها و اطلاعات سعی در افزایش بهره وری کارکنان می کند

شاید بهترین مثال میتواند شامل طیف وسیعی از سیستم های نرم افزاری موجود برای بهبود بهره وری کارکنان در یک دفتر باشد (به عنوان مثال، مایکروسافت آفیس XP) و یا سیستم هایی که کارکنان را قادر می سازد تا در خانه و یا در حال حرکت از آن استفاده کنند.