سیستم های تفکر در اتوماسیون اداری

کاربرد اصول اساسی سیستم های تفکر در اتوماسیون اداری

 

  • سیستم تفکر یک نظم مدیریتی است که کل سیستم را با بررسی ارتباطات و تعاملات بین اجزاء تعریف می کند به نحوی که برای مدیریت قابل درک کردن باشد.
  • تفکر سیستمی،سیستمی است که  سازمان را در رابطه با محیط مورد بررسی قرار میدهد.این وسیله با تجزیه و تحلیل و صحبت کردن در مورد طراحی و ساخت و ساز سازمان، مسایل پیچیده را قابل درک می کند تا سیستم های متصل (انسان و غیر انسانی) با همکاری هم موفقیت سازمان را تضمین کنند.
  • سیستم های کل ترکیبی از تعدادی از سیستم ها هستند. واحد پایه که شامل چندین نهاد (مثلا سیاست ها، فرایندها، شیوه ها و افراد) است و ممکن است به زیر سیستم های بیشتری نیز تقسیم شود.
  • سیستم ها ممکن است به عنوان مرزهای بیرونی (بسته شده) یا داشتن ارتباط با محیط (باز) مورد توجه قرار گیرد.چشم انداز سیستم های باز رایج تر و واقعی تر هستند.
  • مرزهای یک سیستم کلی امکان دارد در سطح مناسب و برای یک هدف خاص مورد بررسی قرار گیرد و تعریف شود.به عنوان مثال، سیستم آموزش و پرورش یا یک سیستم مدرسه
  • سیستم ها را می توان در سطوح مختلف انتخاب و تعریف کرد و همچنین این سیستم ها میتوانند به صورت  سلسله مراتبی و در کنار هم نیز عمل کنند؛ به عنوان مثال، سیستم مالی، سیستم تصمیم گیری، سیستم پاسخگویی.
  • یک سازمان به عنوان یک نهاد می تواند از شکست سیستمیک رنج ببرد. این اتفاق در کل سیستم یا سطح بالا زمانی اتفاق می افتد که در آن یک خرابی بین عناصر سیستم و درون آن وجود داشته باشه که برای رسیدن به نتایج ناکام بمانند و به موفقیت نرسند.
  • عوامل مؤثر در شکست سیستماتیک می توانند شامل اهداف اشتباه، درک نکردن سیستم در سطح وسیع، طراحی ناقص، وانگیزه های فردی باشند که به جای هماهنگی با اطرافیان فقط به اهداف خودشان فکر می کنند و در نتیجه باعث بازخورد ناکافی، همکاری ضعیف، عدم پاسخگویی و غیره می شود
  • موفقیت کل سیستم نیاز به یک سیستم مدیریت عملکرد دارد که بالاتر از سطح سیستم های فردی و رهبری است.
  • این ویژگی ها ممکن است شامل هدف گروهی ، توسعه، انگیزه، ارتباط، بررسی، پاداش، پاسخگویی باشد. هدف این است که تمرکز کنیم که چه چیزی افراد و سیستم ها را به هم متصل می کند و باعث هماهنگی انها می شود.
  • شکست کامل سیستم ممکن است در کنار موفقیت عملکردی وجود داشته باشد. رهبری سیلوها ممکن است به صورت جداگانه موفق باشند، اما به دلیل کمبود طراحی سیستم، درک مساله توسط مدیریت، به طور کل سیستم به موفقیت نمی رسد.
  • یک سیستم کامل می تواند تنها از طریق همکاری مدیران در تعدادی از سیستم های کاربردی موفق باشد. کل سیستم تنها زمانی می تواند شکست بخورد که رهبری و مدیران ارشد با هم هماهنگی نداشته باشند. از این رو، چنین نقصی می تواند باعث یک شکست سیستمیک رهبری باشد.
  • در موارد نارسایی سیستمیک، مدیران اجرایی که در یک سطح در زیر سیستم عمل می کنند ممکن است از مسئولیت و سرزنش آزاد باشند. آنها ممکن است (به درستی) استدلال کنند که سیستم گسترده تر شکست خورده اند. با این حال، مسئولیت و مسئولیت پذیری برای طراحی و اجرای موفق (کل سیستم) یکپارچه باید همواره در فرایند اتوماسیون اداری وجود داشته باشد.
  • رهبری باید این موضوع را درک کند که برای هر سیستم قانونی، یک سیستم سایه نیز وجود دارد. سیستم سایه جایی است که همه مسائل غیر منطقی در آن قرار دارند؛ به عنوان مثال، سیاست، اعتماد، امید، جاه طلبی، حرص و آز، میل، مبارزات قدرت، و غیره
  • سیستم می تونه گیج کننده ،قدرتمند،مانع و یا طوری باشه که مدیریت را شکست بدهد اما مدیریت هم می تونه این سیستم را شکست بدهد.
  • شکست اصلی رهبر در داخل، در کل یا رده پایین یک سازمان به عنوان شکست “سیستمیک” نامیده می شود.