مدیریت در اتوماسیون اداری

 

جیس برگن، مدیر دفتر یک شرکت سرگرمی  در شهر نیویورک می گوید: “مدیر اداری مسئولیت هر چیز و هر کاری را که بر کیفیت شرکت تاثیر بگذارد را به عهده دارد ”

اگر یک شرکت اداری با مشکلی مواجه شود مدیر باید آن مشکل را بدون هیچ بهانه ای حل کند. و اگر در یک زمان مسایل متعددی در اتوماسیون اداری باعث ایجاد مشکل شدند ایتدا باید خونسردی خود را حفظ کند و سپس انها را اولویت بندی کند و در رفع مشکل انها اقدام کند.

بعضی از کارها مانند دفتر مرکزی توسط  مدیر اداره می شوند. مدیران اداری مسئولیت انتقال اطلاعات در سراسر سازمان و همچنین هماهنگ سازی کارهای فروشندگان و نیروی پشتیبانی و مدیریت را به عهده دارند و در واقع می خواهند این اطمینان را حاصل کنند که همه چیز در موفقیت سازمان دخیل هستند و در جای مناسب خود قرار دارند.

شرح کار مدیر دفتر درفرایند اتوماسیون اداری اغلب شامل هزینه های دفتر، مدیریت حقوق و دستمزد، کنترل پول نقد، نظارت بر کارکنان پشتیبانی و مصاحبه با متقاضیان کار است. یک مدیر اداری باید هر روز یک قضاوت صحیح داشته باشد و هرگونه گذشت ممکن است به معنای پایان و شکست کاری بیانجامد

مردم را در نظر بگیرید

تجهیزات تنها چیزی نیست که نیازمند نگهداری و پشتیبانی منظم در سازمان است. بخش عمده ای از کار مدیر دفتر، انگیزه دادن و هماهنگ کردن افراد است تا اطمینان حاصل کند  که همه افراد در شرکت مشغول به کار هستند

برگن می گوید: “ترفند برای داشتن یک مدیر اداری خوب، احترام گذاشتن به افراد است.” این عبارت بدان معنی است که کارکنان و مدیران شما باید بدانند که می توانند بر روی شما هزینه کنند تا به نتایج درستی برسند. گاهی اوقات هم به معنی پافشاری کردن شما بر انچه می دانید درست است حتی اگر مدیر و یا کارکنان با شما مخالفتی داشته باشند.

برگن توضیح می دهد “شهرت شما همه چیز است”

رضایت فوری

اغلب یک مدیر اتوماسیون اداری تحت فشار زیادی کار می کند، زیرا مسئولیت های او در این حوزه بسیار زیاد است. سطح رضایت او نیز بالا است. در نظرسنجی سال ۲۰۰۴ توسط انجمن بین المللی حرفه ای های اداری (IAAP)، مدیران اداری گزارش دادند که

خیلی زود  قادرند نتایج کارهای خود را که در بهره وری شرکت انعکاس پیدا کرده را ببینند. و این مورد آن چیزی است که همیشه آنها دوست دارند در مورد شغلشان بدانند.

مدیر اداره ایده آل

جک دیال، روانشناس رفتاری و متخصص در مسائل مربوط به کسب و کار، لیست زیررا که باید جزو مهارت های یک مدیر اداری خوب باشد را تهیه کرد.

  • مهارت های رایانه ای بالا
  • ارتباط تلفنی عالی
  • مهارتهای کلامی

اگر یک مدیر اداری فن بیان بالایی نداشته باشد ، افراد چه تصوراتی میتوانند در مورد آنها داشته باشند ؟ در بسیاری از شرکت ها، تسلط بر زبان خارجی نیز یک امتیاز محسوب می شود.

  • مهارت های نوشتن به صورت خوب

توانایی استفاده از گرامر مناسب، هنگام نوشتن بسیار مهم است.

  • مهارت های سازمانی خوب

عدم دسترسی مناسب به اطلاعات مهم  می تواند به کسب و کار آسیب برساند.

  • ویژگی های رهبری

مدیران اداری باید بتوانند به کاردیگران نظارت داشته باشند تا کسی سوء استفاده نکند.

  • یک اخلاق خوب کاری
  • مهارت های تیمی

در صورت لزوم توانایی به اشتراک گذاشتن اطلاعات و کمک به پیشرفت کاری

اگر شما یک معاون اداری هستید که  علاقه مند به تبدیل شدن به یک مدیر اداری هستید، طبق IAAP، بسیاری از شرکت های بزرگ دوره های آموزشی و حرفه ای را برای کمک به آماده سازی شما برای اداره ی دفتر ارائه می کنند.

مدیر خودخوانده

مدیران همچنین می توانند مهارت های مدیریتی خودشان را توسعه دهند و بسیاری از این مهارت ها را بر روی شغلشان پیاده سازی کنند.

Annette Dubrouillet، رئیس و صاحب Continuum در Springfield ویرجینیا

می گوید: “مدیران باید مهارت ها و سلامت روان خود را از طریق شبکه، سمینارهای آموزشی و یا به وسیله ی یک  مربی توسعه دهند.

۱۳۹۶-۱۰-۲۸ ۱۶:۲۶:۵۲ +۰۳:۳۰ Categories: اتوماسیون اداری, مدیریت در اتوماسیون اداری|Tags: , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , |