نقش اتوماسیون اداری در کنترل هرج و مرج

 

از اتوماسیون اداری خوب برای کنترل هرج و مرج در کسب و کار خود استفاده کنید

افزایش هرج و مرج برابر با کاهش سود است.

برای اینکه بتوانید به عنوان یک مدیریت خوب هرج و مرج را کنترل کنید باید این نکات را به خاطر داشته باشید.

  • ایجاد مراحل اداری سازمان یافنه و حفظ آن

وظایف مرتب، اگر بخواهید سازمان یافته باقی بمانید و کارها را هموار کنید، به روال معمول نیاز است.

سیستم های اداری و اتوماسیون اداری خوبی را راه اندازی و تنظیم کنید. به عنوان مثال، در صورت امکان، هر قطعه ای از کاغذ که به دفتر شما می آید باید یکبار به کار گرفته شود، به طور مشابه، ارتباطات دیجیتالی مانند ایمیل ها باید اولویت بندی شده و بلافاصله این کارها انجام شوند و یا برای انجام آن برای آینده برنامه ریزی شود.

اتوماسیون اداری، از جمله رایانه های رومیزی، لپ تاپ ها، سرورهای فایل، پرینترهای چند منظوره و دستگاه های تلفن همراه، به هر دو روش اداری و اورژانس نیاز دارند.

  • تنظیم مسئولیت ها به صورت مشخص شده

مدیریت اداری خوب به افراد بستگی دارد زیرا این افراد هستند که مسئولیت انجام کاری را به عهده می گیرند.

برای مثال چه اتفاقی می افتد هر کس در کسب و کار شما مسپول خرید باشد؟ آیا شما قادر به پیدا کردن کاغذ چاپگر هنگامی که به آن نیاز دارید هستید؟ قرار دادن یک شخص که مسئول انجام این کارها باشد تمام مشکلات را حل می کند و تمام کارها را هموار می کند.

این کار همانند سیستم های کامپیوتری است. شما باید یک نفر فرد مسئول را در کسب و کار خود داشته باشید تا امنیت سیستم های رایانه و پیگیری کارهایی مانند حساب ها، رمزهای عبور و نرم افزارها را به عهده بگیرد. استفاده از سیستم های مبتنی بر ابر برای برنامه های کاربردی اداری، نرم افزار حسابداری و ذخیره سازی داده ها یک راه حل ایده آل برای کسب و کارهای کوچک است، اما شما هنوز هم باید یک فرد مورد اعتماد برای انجام کارهای اداری مانند اضافه کردن / حذف کاربران، اختصاص مجوزها و غیره را داشته باشد.

 

  • سوابق را حفظ کنید و سوابق کسب و کار خود را به روز نگه دارید

نگه داشتن سوابق به نظر می رسد به عنوان ساده ترین بخش از مدیریت یک دفتر خوب باشد اما اولین قاعده برای داشتن یک مدیر اداری خوب به روز رسانی سوابق یک دفتر رسمی است .

  • اتلاف وقت از طریق پیاده روی در دفتر را حذف کنید

آیا دفتر شما یک نمونه از مدیریت فضا و یا سوء مدیریت فضا است؟

هنگامی که شما پشت یک میز می نشینید می توانید به راحتی در آنجا کار کنید؟ آیا همه چیز به طور منطقی در ان مرتب شده است؟ و هر چیزی را که روی میز است و بیشتر از آن استفاده می کنید به راحتی در دسترس است؟

در حال حاضر بسیاری از چیزها در دفاتر در دسترس هستندو باید مطمئن شوید که همه چیز در دفتر براساس حداکثر کارایی و حداکثر ایمنی تنظیم شده است.

  • برنامه خسته کننده را برنامه ریزی کنید.

خیلی راحت است که چیزهایی را که دوست ندارید انجام دهید را کنار بگذارید و اکثر افراد شاغل از کارهایی مانند ثبت نام، ارسال و دریافت و یا حسابداری لذت نمی برند.

متاسفانه، دفتر مانند یک آشپزخانه است که اگر کارها را خوب انجام ندهبم نباید انتظار نتیجه ی خوبی را داشته باشیم.

اگر صاحب کسب و کار کوچکی هستید و در موقعیت انجام کارهای خسته کننده قرار دارید خودتان را مجبور کنید که هر هفته برای انجام آن برنامه ریزی کنید. به عنوان مثال، از صبح تا بعد از ظهر برنامه ریزی کنید و ان را برای انجام این نوع کارها قرار دهید مانند (تماس های سرد، بازگشت به پرسش های ایمیل غیر مجاز، ارسال رسانه های اجتماعی، گرفتن حساب و یا به روز رسانی سوابق)

  • نمایندگی و صدور مجوز

در دنیای کامل، هرکس تنها کاری را که از قبل انجام داده و توانایی آن را دارد انجام می دهد اما نقطه ی مقابل ان جهانی است که مردم کارهایی را انجام می دهند که استعدادی برای ان ندارند.

برون سپاری نه تنها مدیریت اداری کسب و کار شما را بهبود می بخشد، بلکه شما را به تمرکز بر روی استعدادهای خود نیز متمرکز می سازد، در نتیجه موفیقت  بیشتری را کسب خواهید کرد و نتایج بهتری نصیب شما می شود.

  • برنامه های کاری را اولویت بندی کنید

برنامه ریزی کسب و کار یک جزء مهم مدیریت اداری خوب است و نیاز به بخشی از مدیتیشن اداری معمول خود را دارد.

صاحبان موفق کسب و کار کوچک هر هفته  برای کارهای خود برنامه ریزی می کنند.

اگر کارکنان دارید، آنها را در برنامه ریزی کسب و کار بطور رسمی و غیررسمی وارد کنید.

 

  • در اخر شما این تفاوت ها را دوست خواهید داشت

اجازه ندهید هرج و مرج وارد کسب و کار شما شود. هنگامی که شما شروع به استفاده از این هفت اصل مدیریت خوب اداری می کنید، به تفاوت های شگفت انگیز ان در اتوماسیون اداری پی خواهید برد.