نرم افزار مدیریت قرارداد ها
یک نرم افزار مدیریت قرارداد، کل چرخه عمر قرارداد، از ایجاد قرارداد، مذاکره برای بهبود شرایط، امضا، عملکرد و فسخ را کنترل می کند. هر مرحله از چرخه عمر قرارداد را مدیریت و ردیابی می کند. این نرم افزار با استفاده از رویکرد داده محور، اطلاعات و تحلیل هایی را که برای تصمیم گیری صحیح برای کسب و کار خود نیاز دارید، در اختیار شما قرار می دهد.
این سیستم قراردادهای شما را به صورت دیجیتالی در یک مخزن مرکزی ذخیره می کند. یافتن و مشاهده قراردادها را برای کاربران آسان تر می کند و در عین حال امنیت و محرمانه بودن اطلاعات را تضمین می کند، زیرا فقط افراد مجاز می توانند به آنها دسترسی داشته باشند. در اینجا به منظور آشنایی بیشتر با آن لازم است ادامه مطلب را بررسی کنید.
مزایای نرم افزار مدیریت قراردادها
نرم افزار مدیریت قرارداد زمان صرف شده و مدیریت قراردادهای شما را کاهش می دهد. مزایا عبارتند از:
• افزایش دید عملکرد تامین کننده
• انطباق بیشتر با شرایط قرارداد
• زمان های تایید کوتاه تر
• ارتباط و همکاری بهتر
• بهره وری عملیاتی افزایش یافته است
• از مدیریت ریسک پشتیبانی می کند
مدیریت قرارداد برای همه مشاغل ضروری است. یک فرآیند خودکار و سیستماتیک به شما کمک می کند تا از جریمه های مالی، نظارتی و اعتباری که در صورت عدم مدیریت مناسب مشمول آن می شوید، اجتناب کنید. فرآیند مدیریت قراردادها در طول چرخه عمر خود و همچنین حسابرسی کلی و حاکمیت فرآیند قرارداد، به عنوان مدیریت قرارداد شناخته می شود. چرخه عمر قرارداد با درخواست قرارداد شروع می شود. قبل از اجرا، مراحلی مانند تالیف، تایید و مذاکره را طی می کند. اصلاحات و تمدید نیز بخشی از فرآیند قرارداد است. همانطور که چشم انداز کسب و کار به طور فزاینده ای نظارتی می شود، مدیران، فرایند کاهش ریسک و حاکمیت قرارداد را به عنوان بخش های حیاتی مدیریت قرارداد در نظر می گیرند.
نکات مهم در استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها
نرم افزار مدیریت قرارداد ابزاری است که به کسب و کارها کمک می کند تا به صورت دیجیتالی قراردادها را بنویسند، مذاکره کنند و امضا کنند. این امر چرخه عمر قرارداد را ساده می کند و فرآیند مدیریت قرارداد را خودکار می کند، بنابراین به کاهش زمان چرخه قرارداد، کاهش خطرات و بهبود حاکمیت و انطباق آن با شرایط کمک می کند. اکثر نرم افزارهای مدیریت قرارداد، یک مخزن مرکزی برای ذخیره تمام قراردادهای یک شرکت ارائه می دهند که دید بهتر و کنترل بهتری بر فرآیند قرارداد ارائه می دهد.
نرم افزار مدیریت قرارداد چگونه کمک می کند؟
نرم افزار مدیریت قرارداد به شناسایی سریع تر درآمد، کاهش هزینه های عملیاتی، بهبود تجربه خریدار و زمان کوتاه‌تر تحویل قرارداد کمک می کند. این نرم افزار با نیازهای یک کسب وکار سازگار است و به کسب حداکثر ارزش از قراردادهای کمک می‌کند.
1- نرم افزار مدیریت قرارداد، قالب های قراردادی از پیش تعریف شده و سفارشی را ارائه می دهد. ضمن اطمینان از سازگاری، آنها همچنین سرعت نوشتن قرارداد را افزایش داده و احتمال خطا را به حداقل می‌رسانند.
2- نرم افزار مدیریت قرارداد با دسترسی کنترل شده به اسناد قرارداد، فرآیند مذاکره را بدون مشکل می کند.
3- نرم افزار مدیریت قرارداد فضای ذخیره سازی مرکزی را برای تمام قراردادهای شما ارائه می دهد. آنها دارای گزینه های جستجو و فیلتر هستند که مکان یابی و دسترسی به قراردادها را آسان می کند. گزارش ها به مدیران کمک می کند تا قراردادها را با بندهای خاص شناسایی کنند و اصلاحات را آسان تر کنند.
نرم افزار مدیریت قرارداد برای چه کسانی قابل استفاده است؟
قراردادها بخش مهمی از هر کسب و کار هستند. آنها بر تمام معاملات تجاری شرکت شما نظارت می کنند و در صورت عدم اجرای تعهدات قراردادی، می توانند از نظر قانونی و مالی بر تجارت شما تأثیر بگذارند. نرم افزار مدیریت قرارداد یک ابزار ارزشمند برای هر کسب و کاری است، خواه یک شرکت نوپا باشد.
• توسط صنعت
چه در زمینه املاک و مستغلات باشید، شرکت شما احتمالاً با تعداد قابل توجهی از قراردادها سر و کار دارد. با مقیاس بندی، تعداد قراردادهایی که امضا می کنید فقط افزایش می یابد. این سیستم نه تنها قراردادهای فیزیکی شما را با قراردادهای دیجیتال جایگزین می کند، بلکه روند قرارداد شما را ساده می کند و انطباق را بهبود می بخشد. نرم افزار قرارداد را می توان بر اساس نیازهای تجاری شما سفارشی کرد، مانند اینکه شما را قادر می سازد اسناد را بر روی کاغذ سفید یا کاغذ تمبر بسته به صنعت خود امضا کنید.
• توسط بخش های مختلف مشاغل
قراردادها به بخش حقوقی محدود نمی شود. آنها همه بخش های تجاری، از جمله فروش، امور مالی، منابع انسانی و تدارکات را در بر می گیرند. در اینجا نرم افزار مدیریت قرارداد می تواند به بخش های مختلف در تجارت شما کمک کند.
حقوقی: تیم های حقوقی با رویکردی ساختاریافته برای عقد قرارداد، با قالب های قراردادی از پیش تعریف شده و گردش های کاری ساده، در زمان صرفه جویی می کنند. نرم افزار مدیریت به تیم های حقوقی کمک می کند تا روی وظایف با ارزش، انطباق و عملکرد بهتر خود تمرکز کنند، زیرا کل فرآیند مدیریت قرارداد را دیجیتالی می کند. این سیستم از طریق تجزیه و تحلیل و گزارش هایی که به اصلاح فرآیند قرارداد کمک می کند، به تیم های حقوقی بینش های ارزشمندی می دهد.
فروش: تیم های فروش می توانند روی بستن معاملات سریع تر تمرکز کنند، زیرا این نرم افزار چرخه قرارداد فروش را با گردش های کاری خودکار و امضاهای دیجیتال ساده تر می کند. با استفاده از الگوها، فروشندگان می توانند به سرعت قراردادهای بدون خطا بنویسند و آنها را با مشتریان به اشتراک بگذارند. مخزن مرکزی، با جستجوی پیشرفته و گزینه های فیلتر، به فروشندگان کمک می کند تا در کمترین زمان به قراردادها دسترسی پیدا کنند. دسترسی کنترل شده به نرم افزاری که به طرف مقابل داده می شود به مذاکره یکپارچه و بهبود تجربه خریدار کمک می کند.
نرم افزار مدیریت قرارداد همچنین به تیم های فروش اجازه می دهد تا با ارائه هشدارهای تمدید خودکار و اعلان های یادآوری، نشت درآمد را مسدود کنند. تجزیه و تحلیل ها و گزارش ها به پیش بینی های آینده کمک می کند و مدیریت درست به پیگیری همه تعهدات کمک می کند.
امور مالی: تیم های مالی می توانند با مقررات دولتی مطابقت داشته باشند و ارزش حاصل از قراردادها را با نرم افزار مدیریت قرارداد به حداکثر برسانند. در صورت وضع مقررات جدید دولتی که مستلزم تغییرات در سطح سازمان است، این سیستم تجزیه و تحلیل ها و گزارش های پیشرفته ای را ارائه می دهد که به بخش مالی کمک می کند تا تغییرات را به سرعت اعمال کند.
تدارکات: با تسریع نگارش قرارداد، تیم های تدارکات می توانند با نرم افزار مدیریت به توافقات فروشنده دست یابند. همکاری متقابل بین بخش ها، سیلوهای اطلاعاتی را حذف می کند و ذینفعان مربوطه را در زمان مناسب درگیر می کند. با تجزیه و تحلیل پیشرفته، تیم های تدارکات می توانند فرآیندها را اصلاح کنند و هزینه ها را در طول مذاکرات قرارداد بهینه کنند.
منابع انسانی: این سیستم به تیم های منابع انسانی کمک می کند قراردادهای کارکنان را بهتر مدیریت کنند. نمایندگان منابع انسانی می توانند قراردادهای کارمند بدون خطا را با قالب های قراردادی از پیش تعریف شده و سفارشی ایجاد کنند.
سه مرحله مدیریت قرارداد چیست؟
مدیریت قرارداد فرآیندی توافقاتی است که کمک می کند چه به صورت فردی و چه به عنوان یک کسب و کار با طرف های دیگر قراردادهایی را انجام دهید. این فرآیند در سراسر چرخه عمر قرارداد از قبل از امضا تا پس از امضا را در بر می گیرد و تمدید، مذاکره مجدد، اجرا، بایگانی و ذخیره قراردادها را پوشش می دهد. در مورد مدیریت قرارداد سه مرحله وجود دارد. مرحله پیش امضاء، امضاء و پس از امضاء وجود دارد.
• پیش امضا
اینجا جایی است که قراردادی را می نویسید یا ویرایش می کنید و آن را برای امضا آماده می کنید. اگر قرارداد دیجیتالی است، می توانید از یک الگو استفاده کنید و تمام اطلاعات مورد نیاز را در داخل قرارداد قرار دهید.
مرحله پیش امضا فقط مربوط به یک قرارداد نیست، اگر شرکت شما از یک نرم افزار مدیریت قرارداد استفاده می کند، مرحله پیش امضا زمانی است که می توانید زمینه را برای راه اندازی تیم خود تنظیم کنید. این می تواند شامل راه اندازی فضاهای کاری برای تیم های مختلف، با الگوها و ابزارهای مربوطه برای هر تیم باشد.
• امضا کردن
پس از آن مرحله ای فرا می رسد که همه با آن آشنا هستند، امضا کردن. این روزها معمولاً تمام قراردادها از طریق امضای الکترونیکی انجام می شوند. خوشبختانه برخی از شرکت های مدیریت قرارداد وجود دارند که به شما اجازه می دهند با طرف مقابل خود در قرارداد صحبت کنید و سپس امضاء کنید.
• پس از امضاء
پس از امضای قرارداد، در آرشیو، پلتفرم های قرارداد شما ذخیره می شود. در آنجا می توان آن را در هر زمان برای مشاهده قرارداد، ارسال آن برای تجدید نظر، به روز رسانی یا تمدید یا حتی فسخ مشاهده کرد. مرحله پس از امضای فرآیند مدیریت قرارداد، مرحله ای است که نیاز به نظارت و مدیریت دارد. به خصوص اگر سازمانی با حجم زیادی از قراردادها رو به رو باشد.
چرا مدیریت قرارداد مهم است؟
نرم افزار مدیریت قراردادها به چند دلیل مهم است. این به شما کمک می کند تا هزینه ها و خطرات را کاهش دهید، کارایی را افزایش دهید و تصمیمات آگاهانه بگیرید.
• کاهش خطر
قراردادها اغلب شامل اطلاعات محرمانه، تعهدات مالی، یا به طور کلی اطلاعات حساس هستند. مدیریت صحیح قرارداد به سازمان ها اجازه می دهد تا قراردادهای خود را پیگیری کنند، مجوزهای کاربران را داشته باشند تا مطمئن شوند قراردادها هرگز در دستان افراد اشتباه قرار نمی‌گیرند.
• صرفه جویی در هزینه
نرم افزار مدیریت قرارداد می تواند منجر به صرفه جویی قابل توجهی در هزینه شود. با نظارت فعالانه بر عملکرد قرارداد و نقاط عطف، سازمان ها می توانند فرصت هایی را برای کاهش هزینه ها، مانند مذاکره مجدد در مورد قیمت گذاری، یکپارچه سازی قراردادها، یا شناسایی خدمات شناسایی کنند. علاوه بر این، مدیریت قرارداد به جلوگیری از جریمه ها و هزینه های قانونی غیر ضروری کمک می کند. با داشتن فرآیندهای سریع تر برای ایجاد و مدیریت قراردادها، در زمان مدیریت کارمندان خود نیز صرفه‌جویی می کنید تا آنها بتوانند به بهترین نحو به انجام کاری که انجام می دهند بازگردند.
• مدیریت روابط
قراردادها اغلب شامل روابط با طرف های خارجی مانند فروشندگان، تامین کنندگان یا مشتریان است. مدیریت قرارداد با ترویج ارتباطات شفاف، به پرورش این روابط کمک می کند. این سیستم یک محیط مشارکتی را تقویت می کند، درگیری ها را کاهش می دهد و پایه ای برای مشارکت های بلندمدت ایجاد می کند.
• افزایش بهره وری
فرآیندهای مدیریت قرارداد دستی، مانند جستجوی قراردادها، پیگیری مهلت‌ها یا مدیریت تمدید، می توانند زمان بر و مستعد خطا باشند. پیاده سازی سیستم ها و گردش های کاری مدیریت قرارداد، این فرآیندها را ساده می کند، وظایف را خودکار می کند و اطلاعات مربوط به قرارداد را بررسی می کند. کارایی را بهبود می بخشد، بار اداری را کاهش می دهد و به تیم ها اجازه می دهد تا بر فعالیت های با ارزش بالاتر تمرکز کنند.
• تصمیم گیری
نرم افزار مدیریت قراردادها می توانند بینش های ارزشمندی را از طریق عملکردهای تجزیه و تحلیل و گزارش ارائه دهند. با تجزیه و تحلیل داده های قرارداد، سازمان ها می توانند روندها، ریسک ها و فرصت ها را شناسایی کنند. این اطلاعات، تصمیم گیری آگاهانه را امکان پذیر می کند، مانند شناسایی مسائل مربوط به عملکرد قرارداد، بهینه سازی روابط تامین کننده، یا شناسایی زمینه هایی برای بهبود فرآیند.
سخن پایانی
پلتفرم مدیریت قرارداد مکانی است که شما می توانید تمام قراردادهای خود را در یک مکان کنترل و مدیریت کنید. این سیستم، برای تمام فعالیت های مرتبط با قرارداد مانند ایجاد، ارسال، ویرایش، ذخیره و مدیریت آنها ضروری است. قراردادهای دیجیتال در زمان و هزینه شما صرفه جویی می کنند و در عین حال مدیریت را کاهش می دهند. اگر کنجکاو هستید که ببینید نرم افزار مدیریت قرارداد چه کاری می تواند برای شما انجام دهد و چگونه می تواند برای کسب و کار شما مفید باشد، بهتر است با کارشناسان و متخصصین این حوزه مشورت کنید.