نرم افزار مدیریت پروژه

مدیریت پروژه

اصطلاحی در علم مدیریت امروزه «مدیریت پروژه» است. با گسترش اینترنت و کاربرد آن در تمام جنبه های کار و زندگی ما، مدیریت پروژه آنلاین نیز اهمیت خاص خود را پیدا کرده است.
این اصطلاح به معنای کنترل و مدیریت منابع مختلف در قالب پروژه ها برای دستیابی به اهدافی است که تعریف می کنیم. انواع مختلفی از منابع وجود دارد از جمله: انسانی، مالی، فناوری و تجهیزات. هر کدام از آنها روش مدیریتی خاص خود را دارند، بنابراین تخصص هایی مانند مدیریت منابع انسانی، مدیریت مالی و ... را ایجاد می کنند. اما آنچه در این مقاله به آن خواهیم پرداخت، نحوه مدیریت همه اینها در قالب پروژه است.

مدیریت پروژه آنلاین چیست؟

مدیریت پروژه فرآیند نظارت بر پیشرفت یک پروژه در طول یک مسیر تعیین شده است. پیشرفت مجموعه ای از عناصر پروژه به سمت اهداف از پیش تعیین شده باید با توجه به تعادل حسابداری و مسائل اقتصادی انجام شود.اگر به هدف برسیم، اما تراز حسابداری یا تراز اقتصادی خراب شود، آن عملیات عملاً شکست خورده است. تراز نرم افزار حسابداری زمانی حفظ می شود که درآمدها بیشتر از هزینه ها باشد و سود مثبت باشد. علاوه بر استفاده صحیح و اقتصادی از زمان، منابع انسانی و فنی، با رعایت مثبت بودن سود مالی می توان به تعادل اقتصادی دست یافت. علاوه بر این، حفظ کیفیت بالا از دیگر مواردی است که در تراز اقتصادی مورد توجه قرار می گیرد.

بنابراین در مدیریت پروژه باید سه عامل منبع سه گانه (مالی، انسانی، فنی)، زمان و کیفیت کنترل شود. هر زمان که این سه عامل در فرآیند بهره برداری کنترل شود و سود مشخصی حاصل شود، مدیریت پروژه موفقی داریم. برای انجام این فرآیند، چند ابزار ویژه را در زیر توضیح می دهیم. به کمک این ابزار، باید دائماً تحلیل صحیح و جامعی از تمامی عناصر معتبر در عملیات خود انجام دهیم. این کمک می کند تا هر زمان که یک آیتم از مسیر اصلی خود منحرف شد، بتوانیم علت این امر را تجزیه و تحلیل کنیم و با کنترل و تصحیح آنها، بتوانیم آیتم را به مسیر اصلی خود برگردانیم.

با توجه به تعریفی که این سوال ارائه می دهد، می توان شکل آنلاین آن را نیز توضیح داد.اینترنت یکی از مهمترین ابزارهایی است که برای پیشبرد این فرآیند در خدمت ماست. هر عملیاتی چندین جنبه دارد، برخی از جنبه ها در اطراف ما نیستند، ما می توانیم آنها را از طریق اینترنت کنترل کنیم.

به عنوان مثال، برخی از پرسنل ممکن است از راه دور کار کنند، یا قیمت گذاری برخی کالاها و خدمات.اینترنت این کار را برای ما آسان می کند. نرم افزارهای تخصصی یکی از ابزارهای مهم برای مدیران پروژه است و اتصال این نرم افزارها به شبکه جهانی وب می تواند کارایی آنها را به میزان قابل توجهی افزایش دهد.

 

مراحل مختلف مدیریت پروژه

مراحل این کار به طور دقیق به 5 مرحله تقسیم شده است، اما قبل از این 5 مرحله، باید یک مشکل دیگر را بررسی کنیم. همانطور که از قسمت قبل آموختید، فرآیند فوق به گونه ای عمل می کند که ضمن کنترل، به دنبال آسیب شناسی و اقدامات اصلاحی نیز باشد. فرآیندهایی مانند کنترل کیفیت پروژه صرفاً به دنبال کنترل، تحلیل و بررسی فرآیندهای کاری هستند، اما در حوزه مدیریت پروژه، تجزیه و تحلیل بخشی از کار ما است و در آینده باید در جهت اصلاح و بهبود این شرایط اقدام کنیم.ما از سه طریق به اهداف خود در این زمینه می رسیم:

1- وضعیت فعلی پروژه را مشخص کنید.
2- شرایط فعلی را با شرایطی که فکر می کنیم یک وضعیت ایده آل است مقایسه کنید.
3- راه حل هایی بیابید که ما را از وضعیت فعلی به وضعیت مطلوب مان برساند.
تا الان با کل کار در این زمینه آشنا شدیم. اکنون باید وارد مراحل این کار شویم و ببینیم که چگونه باید برای مدیریت بهترین عملیات کار کنیم.

5 مرحله برای مدیریت پروژه

1- شروع
2- برنامه نویسی
3- اجرا و عمل
4- نظارت و کنترل
5- به پایان رساندن

این پنج مرحله در هر صورت به یک ترتیب انجام می شود. به این معنی که وقتی یک پروژه شروع می شود، برنامه ای طراحی می شود، اقداماتی برای اجرای طرح انجام می شود و سپس با کنترل عملکرد و نظارت بر منابع، تلاش می شود تا پروژه با موفقیت به پایان برسد. حال ممکن است اجرا در هر نقطه از برنامه با مشکل مواجه شود که در این صورت این پنج مرحله مجددا برای رفع نقص انجام می شود. برای حل این مشکل، طراحی برنامه، اجرای طرح و نظارت و کنترل بر اجرای طرح تا تکمیل موفقیت آمیز اصلاحات ضروری است.

ابزارهای کاری مدیریت پروژه چیست؟

ابزارهای مورد استفاده در این کار امکان نظارت مداوم بر پیشرفت عملیات را فراهم می کند. از این میان می توان به موارد زیر اشاره کرد:

1- روش مسیر بحرانی: این یکی از ابزارهای اصلی است. روش مسیر بحرانی یا CPM در انگلیسی شامل الگوریتم‌هایی است که به ما کمک می‌کنند تا زمان‌بندی صحیحی برای فعالیت‌های مختلف یک پروژه ایجاد کنیم.
برای استفاده از CPM باید سه نکته زیر را رعایت کنیم:
الف. تهیه کردن یک لیست که شامل تمام کارهایی می‌شود که باید در قالب پروژه انجام شوند.
ب- زمان لازم برای تکمیل هر کار را تخمین بزنید.
پ. روابط متقابل و همبستگی بین کار ها.
به لطف این رویکرد، ما می توانیم موثرترین و کارآمدترین جدول زمانی را برای انجام فعالیت های خود پیدا کنیم.

 

۲- نرم افزار Primavera: این نرم افزار یکی از نرم افزارهایی است که می توان از آن برای مدیریت پورتفولیو پروژه ها استفاده کرد. پورتفولیو پروژه در واقع مجموعه ای از فعالیت ها، برنامه ها و عملیات است که برای دستیابی به اهداف استراتژیک پروژه باید به طور همزمان مدیریت شوند.
هر پورتفولیو یا سبد یک پروژه شامل چندین مؤلفه است که باید بتوان آنها را به صورت کمی و عددی بررسی کرد.ابزارهای آماری و ریاضی در این زمینه بسیار کاربردی هستند. به این ترتیب نرم افزار Primavera می تواند تمامی محاسبات لازم را انجام دهد و پورتفولیوی ما را به خوبی مدیریت کند.

3- نرم افزار MS Project (MSP): این نرم افزار یکی از نرم افزارهای آفیس است که برای مدیریت پروژه ها بر اساس علم مدیریت پروژه استفاده می شود.
این نرم افزار یک نمای کلی از تمامی اجزای عملیات را در اختیار ما قرار می دهد. با این تصویر بزرگ   ما هر عنصر و جزء را در دست خواهیم داشت تا بتوانیم عیوب و موارد مورد نیاز را کنترل کنیم.

یکی از مهمترین کارکردهای نرم افزار MS Project تبدیل ایده اصلی شما به مجموعه ای از وظایف برای انجام است. در واقع خروجی نرم افزار یک پلن قابل اجرا با زمان های مشخص برای هر مرحله است.

همانند نرم افزار Primavera، ما زمان مورد نیاز برای هر مرحله از برنامه را تخمین زده و برای هر کار یک Dead Line ثبت می کنیم. هنگامی که یک عملیات شروع می شود، دقیقاً به شما اطلاع می دهد که هر مرحله چه زمانی انجام می شود، مشخص می کند که هر کار چقدر جلوتر و با چه تاخیری باید انجام شود، در حالی که گزارش کاملی از هر مرحله به شما می دهد.با این گزارش ها، همه کسانی که در پروژه همکاری می کنند، می توانند به طور کامل متوجه روند پیشرفت کار شوند.

 

4- مجموعه دانش مدیریت پروژه: چهارمین ابزاری که قصد معرفی آن را داریم با سه مورد اول کمی متفاوت است. مجموعه دانش مدیریت پروژه یک دایره المعارف است که شامل مجموعه ای از واژگان، دستورالعمل ها و دستورالعمل های مدیریت پروژه است.

این کتاب از سال 1362 تاکنون بارها ویرایش و بازنگری شده و به «پم بوک» نیز معروف است. با این کتاب، شما بر حوزه های مختلف مدیریت پروژه تسلط خواهید داشت، از جمله:
از طریق این کتاب، مدیریت محدوده، مدیریت زمان، مدیریت هزینه، مدیریت کیفیت، مدیریت منابع انسانی، مدیریت ارتباطات، مدیریت ریسک، مدیریت تدارکات، مدیریت سهامداران و غیره را در پروژه خواهید فهمید. با این مسائل که در PemBook شرح داده شده است، شما تمام اطلاعات و دانش مورد نیاز برای مدیریت صحیح را خواهید داشت.

 

مدارک و گواهی های مورد نیاز در این زمینه

کسانی که می خواهند در این شغل تخصص پیدا کنند و مهارت های خود را توسعه دهند، می توانند دوره های آموزشی مختلف را بگذرانند و از این دوره ها گواهی کسب کنند.دسته اول مدارک در رشته مهندسی است. نظارت و بررسی پروژه های ساختمانی و یا مهارت های مختلف در زمینه محاسبات و فناوری اطلاعات را شامل می شود.

دومین مدرکی که هر مدیر پروژه با آن موفق تر خواهد بود مدرک MBA است. اما سومین و مهمترین مدرک در این زمینه، مدرک حرفه ای مدیریت پروژه رایگان یا به زبان انگلیسی PMP است. این گواهینامه توسط موسسه مدیریت پروژه (PMI) صادر می شود و بسیاری از شرکت ها برای استخدام یک متخصص برای انجام کار، دریافت این اعتبار را از سازمان PMI ضروری می دانند.
علاوه بر این، یک صلاحیت وجود دارد، دارنده آن "دستیار تاییدشده‌ی مدیر پروژه" نامیده می شود. این مدرک به عنوان CAPM شناخته می شود و بسیاری از افرادی که به دنبال گواهینامه PMP هستند ابتدا CAPM را می گیرند.

ویژگی ها و امکانات نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین

امکان تعریف لیست ها و وظایف مختلف

همانطور که می دانید در مدل مدیریت پروژه دو مفهوم اصلی لیست ها و وظایف وجود دارد. لیستی که در ستون ها نمایش داده می شود، جایی است که وظایف قرار می گیرند. کارت ها یا وظایف نیز فعالیت ها و وظایفی هستند که باید تکمیل شوند.در نرم افزار مدیریت پروژه می توان لیست ها و کارت های نامحدود ایجاد کرد.

امکان اضافه کردن اعضا به هر کار به صورت جداگانه

یکی از ویژگی های اصلی ابزارهای مدیریت پروژه، تعیین افراد مسئول برای انجام وظایف مختلف است. هر فعالیت یا کاری باید توسط یک یا چند نفر انجام شود. برای این کار می توان کار را به پرسنل مورد نیاز واگذار کرد. در سرویس مدیریت پروژه می توانید برای هر کار به صورت جداگانه فردی را تعیین کنید.

 

امکان استفاده از فیلترهای مختلف نمایشگر

وقتی تعداد لیست ها و وظایف یک پروژه افزایش می یابد، مدیریت آنها به یک کار دلهره آور تبدیل می شود. به ویژه برای مدیران پروژه که نیاز به مشاهده و بررسی وضعیت پروژه ها و فعالیت های آنها در بازه های زمانی مختلف دارند. فیلترهای نمایش به مدیران پروژه اجازه می دهد تا کارت های مختلف را بر اساس موضوعات خاص مشاهده کنند. به عنوان مثال، مدیران پروژه می توانند وظایف را بر اساس برچسب ها، مالکان و وضعیت کار (ناقص، در حال انجام، تکمیل و غیره) فیلتر و مشاهده کنند. یکی دیگر از عملکردهای فیلتر نمایش نمایش تنها آثار اعضای پروژه است.یعنی هرکسی می تواند وارد پروژه شود و فقط کارت هایی را ببیند که به عنوان یکی از رهبران پروژه انتخاب شده اند.

 

نمایش درصد پیشرفت پروژه

یکی از اهداف اصلی نرم افزار مدیریت پروژه، تسهیل فرآیند بررسی و تحلیل پروژه ها می باشد. برای این کار، مدیر پروژه باید بتواند به راحتی پیشرفت پروژه را در یک زمان خاص بررسی و تجزیه و تحلیل کند. در ابزار مدیریت وظایف ، مدیران پروژه می توانند پیشرفت پروژه را مشاهده کرده و بررسی های لازم را برای بهبود شرایط پروژه انجام دهند.

امکان خروجی گرفتن از پروژه

نرم افزار آنلاین مدیریت پروژه امکان خروجی و ذخیره فایل را در اختیار مدیران پروژه قرار می دهد. در حال حاضر، می توانید پروژه ها را به فایل های اکسل و همچنین فرمت های xlsx و CSV صادر کنید.

قابلیت نسخه‌برداری از پروژه

در برخی موارد لازم است یک کپی از کالا با تمام کارت ها و برچسب های آن ایجاد شود.در Project Management Services، این ویژگی در اختیار مدیران پروژه است که می توانند هر زمان که بخواهند، نسخه های مشابهی از پروژه ها را ایجاد کنند.

امکان استفاده از فیلدهای بیشتر و سفارشی

هر کارت یا کار دارای فیلدهای خاص زیادی مانند عنوان، وضعیت، فهرست، تاریخ و غیره است. ترکیب بندی. برخی از مشاغل به زمینه های اضافی نیاز دارند تا بهتر توضیح داده شوند. (مانند وزن، بودجه، زمان تخمینی، زمان صرف شده و ...) در Project Management Services این فیلدها به طور پیش فرض غیرفعال هستند. مدیران پروژه می توانند در صورت نیاز این فیلدها را به وظایف اضافه کنند.

 

چگونه نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین می تواند به سازماندهی بهتر کار کمک کند؟

نرم افزار آنلاین مدیریت پروژه به شما کمک می کند تا با ارائه دیدگاهی متفاوت به برنامه ها و کار خود تصمیمات درستی بگیرید و فعالیت های خود را مدیریت کنید.

با فراهم کردن فضایی برای مدیریت پروژه آنلاین، خدمات نرم افزاری مدیریت پروژه آنلاین به شما این امکان را می دهد که طرز فکر همیشگی خود را کنار بگذارید، با تغییر جهت معمول، می توانید عوامل مهم در کسب و کار خود را ببینید و آنها را نادیده بگیرید.
ابزارهای مدیریت پروژه افراد را قادر می سازد تا تناقضات را در فعالیت های تیمی کاهش دهند و هماهنگی را در بهترین سطح ممکن حفظ کنند.

با نرم افزار آنلاین مدیریت پروژه، جمع آوری اطلاعات و داده های مورد نیاز، تجزیه و تحلیل برنامه ها و کمک به افزایش بهره وری منابع انسانی را آسان تر از همیشه می کند.

مزایای ذخیره سازی ابری و نرم افزار مدیریت پروژه

مزایای داشتن یک سرویس ذخیره سازی ابری بسیار زیاد است: شما می توانید از هر دستگاه متصل به اینترنت به همه فایل های خود دسترسی داشته باشید. شما می توانید یک پوشه عمومی برای کل واحد سازمانی نگهداری کنید و به همه این فرصت را می دهید که فایل های مربوط به کار خود را ذخیره کنند. به‌جای پیوست کردن فایل به ایمیل، اشتراک ‌گذاری فایل‌ ها با افزودن پیوند دائمی آسان ‌تر است. بسیاری از سازمان‌ ها متوجه شده‌اند که ذخیره‌ سازی محلی به دلیل خرابی هارد دیسک و قطع شدن شبکه در برابر از دست دادن اطلاعات آسیب ‌پذیر است. با ذخیره سازی ابری، همه می توانند به راحتی فایل های خود را در فضای ابری ذخیره و نگهداری کنند.

مزایای داشتن نرم افزار مدیریت پروژه ابری به همان اندازه زیاد است: یک مکان مرکزی وجود دارد که می توانید به تمام وظایف و همه فایل های خود دسترسی داشته باشید و همچنین به شما امکان می دهد بدون پرش بین ایمیل و سایر ابزارها در پروژه ها همکاری کنید. برای دریافت بازخورد در مورد وظایف، نیازی به ایجاد ایمیل های طولانی ندارید. با جمع آوری تمام اجزا، منابع و وظایف در یک فضا، می توانید پروژه ها را با دقت طراحی و اجرا کنید. اعضای تیم برای کمک به برنامه ریزی، سازماندهی و مدیریت وظایف روزانه و پروژه های مهم به نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین روی آورده اند. آن‌ ها می ‌توانند برای برنامه‌ ریزی کارآمد و همکاری در هر نقطه از کره زمین به ابزارهای موجود اعتماد کنند.

کلام آخر

از ابتدای ایجاد صنعت نرم افزار، نرم افزارهای مدیریت پروژه مختلفی بسته به اندازه پروژه توسعه یافته است. با گذشت زمان، آب و برق های بیشتری برای استفاده شخصی، شرکتی و سازمانی علاوه بر پروژه های صنعتی معرفی شدند. این ابزارها اگرچه به اندازه نرم افزارهای مدیریت پروژه بزرگتر مانند MS Project و Primavera کاملاً قابل استفاده نیستند، اما با ویژگی های محدود و انحصاری خود می توانید پروژه های شخصی و تجاری را به خصوص در صنعت نرم افزار مدیریت کنید.