تشریح رویه ها در اتوماسیون اداری

 

تشریح رویه ها در اتوماسیون اداری

 

  • همانطور که در قانون پروسه اداری آمده است «پروسه های اداری» چیست؟

رویه های اداری مراحل خاصی است که سازمان های اداری باید برای انجام وظایف اداری خود انجام دهند. این مراحل شامل اقدامات خارجی (طرف دیگر یا سایر طرفهای ذینفع) است که یک سازمان اداری باید در هنگام صدور حکم، گزارش، اطلاعیه قانونی اداری و … انجام دهند.

  • ضرورت و زمان معرفی فرآیندهای اداری

اجرای روش ها برای رسیدن به اهداف اداری لازم و ضروری هستند

پس از تلاش های قانونی طولانی، قانون پروسه اداری در تاریخ ۳۱ دسامبر ۱۹۹۶ (قانون شماره ۵۲۴۱) تأسیس شد که در تاریخ ۱ ژانویه ۱۹۹۸ اجرا شد.

  • اشخاص تحت قانون اداری

افرادی که قانون پروسه اداری در انها اعمال می شوند، ادارات اداری و اشخاص مربوطه هستند.

آژانس های اداری: مقامات ملی که وظایف اداری یا اشخاص خصوصی را به آنها واگذار می کنند

طرف مربوطه:به هر حزبی که مستقیما به وسیلۀ یک آژانس اداری یا “هر شخص مهمی” (از طرف آژانس اداری)است  اشاره می کند

  • استفاده از قانون پروسه اداری

قانون پروسه اداری در موارد اختیارات اداری، اطلاعیه ها، اعلامیه های قانونی اداری یا دستورالعمل های اداری اعمال می شود.

※ اگر مقررات خاصی در رابطه با سایر قوانین وجود داشته باشد، قوانین دیگر باید به صورت ترجیحی مورد استفاده قرار گیرند.

بخش های تشکیل دهنده روش

اجزای اساسی برای روش اجرایی عبارتند از اعلام عمومی زمان پردازش و استانداردها، اعلامیه های قبلی، جلسات رای گیری و ارائه دلایل.

  1. اطلاعیه عمومی در مورد پردازش زمان ها و استانداردهای موجود

یک آژانس اداری باید اعلام عمومی داشته باشند و زمان پردازش وضعیت ها را براساس نوع مشخص کند. آنها همچنین باید به طور خاص و با توجه به ویژگی های اختیارات، پیش از تعیین استانداردهای مورد نیاز، به صورت مشخص و عمومی آن را اعلام کنند.

  1. اطلاعیه های پیشین

زمانی که یک اداره تعهدات اداری  مربوط به یک طرف را به عهده می گیرد و یا (محرومیت های نامناسب) صادر می کند، باید افراد  از پیش شرط و دلیل و مبنای حقوقی آن مطلع شوند و طرفین ذیربط باید فرصتی برای جمع آوری مدارک و تهیه یک پاسخ اعلام شده داده باشند.

  1. نظرسنجی

-ارائه نظرات

در صورت عدم وجود جلسات عمومی، نظرات در مورد موارد ناکارآمد باید داده شود. نظرات ممکن است به صورت نوشتاری، استفاده از شبکه های ارتباطی اطلاعات و …. ارائه شود.

-شنوایی

جلسات دادرسی باید انجام شود که اجرای قوانین فردی برای جلسات دادرسی و اداری ضروری است. دادرسی باید عمدتا در موارد لغو مجوزها انجام شود. پس از یک جلسه دادرسی، یک سازمان اداری باید سوابق دادرسی و سایر اسناد مربوطه را بررسی کند. در صورتی که علت اصلی آن را پیدا کند، یک سازمان اداری باید به طور فعال چنین یافته هایی را در صدور یک توافق نشان دهد.

جلسات عمومی

جمع آوری نظرات و دیدگاه های عمومی از طریق بحث های باز، لازم است جمع آوری شود.

ارائه دلایل

هنگام صدور مجوز اداری، یک سازمان اداری باید بر مبنای دلایل و اختیارات، به طرف دیگر بطور کتبی اطلاع دهد. پیش از هر گونه اعتراض به اختیارات، باید به مراحل تجدید نظر نیز توجه داشته باشید.

 

اطلاعیه اداری قانونی

یک اطلاعیه قانونی، کارآیی (مقررات) را تضمین می کند

– موضوع برای اطلاعیه قانونی: ایجاد، اصلاح و یا لغو مقررات قوانین محلی دولت.

– روش اخطار: محتوای اصلی یا متن یک پیشنهاد قانونی از طریق نشریات رسمی، گزارش های رسمی، اینترنت، روزنامه ها، و رادیو پخش می شود.

– دوره اخطار: بیش از بیست (۲۰) روز، مگر در شرایط خاص

اطلاعیه اداری

سیستم اطلاع رسانی اداری این است که زمان کافی برای پذیرفتن توسط شهروندان فراهم شود. نظر شهروندان نیز باید در سیاست ها جمع آوری شده و منعکس شود.

– موضوع برای اطلاعیه اداری: برای سیاست ها، سیستم ها و یا گیاهان، با توجه به موضوعاتی که به طور قابل توجهی بر زندگی شهروندان تاثیر می گذارد.

– روش / دوره اخطار: باید همان روش قانونی باشد

جهت اداری

جهت اداری اشاره به هر گونه درخواست غیر مجاز توسط یک سازمان اداری برای همکاری داوطلبانه است.

موضوع برای جهت های اداری: در محدوده صلاحیت یک سازمان اداری.

روش های اداری: برای دستیابی به همکاری داوطلبانه طرف دیگر از طریق راهنمایی، توصیه، مشاوره، درخواست، تشویق.

سیستم گزارش دهی

گزارشگری یعنی ارائه حقایق قانونی خاص یا وجود یا عدم وجود روابط قانونی در یک سازمان اداری مربوطه.

موضوع: برای ایجاد، اصلاح و یا لغو مقررات قوانین محلی خود دولت.

– روش عملیات: زمانی که یک گزارش به یک اداره اداری ارسال شده، وظیفه گزارش گیری کامل شده است. در صورت وجود خطا در نوشته ها و زمانی که با قوانین مطابقت نداشته باشد، یک سازمان اداری باید بدون تاخیر مکمل آن را درخواست کند.