نرم افزار مدیریت قراردادها

نرم افزار مدیریت قراردادها در واقع نرم افزاری کاملا منحصر به فرد است که توانایی مدیریت تمامی قراردادهای منعقده را دارد که در واقع یکی از اصلی ترین، حساس ترین و در عین حال مهم ترین چالش های هر سازمان، سازمان و گروهی به شمار می رود. به زبان ساده می توان گفت که این نرم افزار مدیریت قرارداد را به میزان قابل توجهی آسان کرده است.

مدیریت قرارداد فرآیندی است که مهمترین وظیفه آن ایجاد، تجزیه و تحلیل، تحلیل و پیاده سازی قراردادها و مدیریت آنها می باشد. در واقع یکی از مزایای استفاده از مدیریت قرارداد، به حداقل رساندن ضریب ریسک در کارکردهای مالی و عملیاتی است. به عبارت ساده، مدیریت قرارداد به مدیریت قراردادها بین فروشندگان، شرکا، کارمندان یا مشتریان اشاره دارد.

سیستم مدیریت قراردادها در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب شامل موارد زیادی از جمله رسیدگی به مشکلات مربوط به قراردادهای بین افراد، ایجاد تغییرات لازم و همچنین نظارت در صورت نیاز، تعامل فعال با طرفین درگیر برای دستیابی به اهداف مورد نظر و اطمینان از اینکه هر دو طرف توانایی بیش از حد را دارند. انتظارات یکدیگر نکته ای که بسیار حائز اهمیت است این است که یک مدیر قرارداد باید علم، دانش و آموزش لازم برای فرآیند مدیریت قرارداد را داشته باشد تا بتواند قرارداد را به درستی انجام دهد.

نرم افزار مدیریت قرارداد چیست؟

نرم افزار مدیریت قرارداد برای سازمان ها،ارگان ها و گروه هایی که بیشتر پروژه محور هستند، امکان مدیریت قراردادها، کنترل هزینه ها و مدیریت صورت وضعیت، دریافت و پرداخت مناسب است. سیستم مدیریت قرارداد این قابلیت را دارد که بر اساس تمامی فعالیت های انجام شده به صورت کاملا یکپارچه گزارشاتی را در اختیار مخاطبین خود قرار دهد. همچنین این نرم افزار این قابلیت را دارد که هزینه ها در پروژه ها را به نحو بهتری مدیریت کند.

یکی از مهمترین و در عین حال اصلی ترین ویژگی نرم افزار مدیریت قراردادها، هزینه ها و درآمدهای سطوح مختلف پروژه های عظیم است. اما یکی از مشکلات عمده ای که می توان برای چنین پروژه هایی بیان کرد، سردرگمی در سطوح قراردادی با طرف های مختلف است که به نوعی مدیریت آنها را دشوارتر می کند.
دلیل این امر این است که به مرور زمان بر تعداد قراردادها با سایر پیمانکاران و با شروع پروژه افزوده می شود و گاهاً مشاهده می شود که کنترل قراردادها، هزینه ها، بودجه و پرداخت ها غیرممکن می شود. این مورد باعث از بین رفتن پروژه در ادامه راه می شود.

اما همین موضوع در نرم افزارهای مدیریت قرارداد به راحتی قابل مدیریت است. یعنی امکان ثبت پارامترها و بندهای قرارداد، پیگیری مالی و کنترل بازده های زمانی تعیین شده برای هر قرارداد، کنترل کلیه پرداخت ها و دریافتی ها در هر قرارداد قسمت به جزء و با توجه به دریافت کسورات قانونی که با کامل ترین اطلاعات می توان در نرم افزار مدیریت قرارداد انجام داد.داخل نرم افزار اتوماسیون اداری شرکت ایده آل پردازش دایا لبرز این قابلیت به صورت حرفه ای در اختیار شما قرار میدهد.

در واقع نرم افزار مدیریت قرارداد می تواند به راحتی از سهل انگاری و اشتباهات پی در پی جلوگیری کند. همچنین محاسبات پرداختی، کسورات و صورت وضعیت یا به اصطلاح فاکتورها به صورت خودکار به روز می شوند.

مهمترین اهداف و ویژگی های سیستم نرم افزار مدیریت قرارداد

یکی از اهداف نرم افزار مدیریت قرارداد هدایت سازمان در جهت یکسان سازی قراردادها، مدیریت متمرکز و بهینه قراردادها و همچنین کاهش ریسک خطاهای کنترلی می باشد. از جمله مهم ترین و بارزترین ویژگی های این سیستم می توان به موارد زیر اشاره کرد:

ثبت، پیگیری و نگهداری سوابق قرارداد و همچنین تغییرات قرارداد از زمان تنظیم تا زمان اتمام آن، نظارت بر روند اجرای مفاد قرارداد و از همه مهمتر کنترل مالی قراردادهای منعقده.

نرم افزار مدیریت قرارداد چه کمکی به مدیریت بهتر سازمان می کند؟

بدون شک این روزها بسیاری از شرکت ها، مجموعه ها و سازمان ها از سیستم های مالی قدرتمند استفاده می کنند، اما در بین این شرکت ها که بیشتر پروژه محور فعالیت می کنند، استفاده از نرم افزارهای مدیریت قرارداد یکی از ملزومات ضروری آنهاست.

یکی از توانایی ها و قابلیت هایی که می توان برای این نرم افزار بیان کرد، امکان ارزیابی و مقایسه پرداخت های انجام شده با سایر شرایط قراردادی به صورت مستمر و دائمی است. به همین دلیل است که سازمان های پروژه محور در کنار یک سیستم مالی از قابلیت های منحصر به فرد نرم افزار مدیریت قرارداد مانند ارتباط با قراردادهای جاری سازمان، پیشرفت فیزیکی پروژه، تمدیدها، ضمانت ها، سقف قراردادها، اضافه کاری، خالص پرداخت های انجام شده تا کنون و غیره برخوردار هستند.

ویژگی های بهترین نرم افزار مدیریت قرارداد

بدون شک امور مربوط به قراردادها برای هر سازمان، شرکت و سازمانی به منظور مدیریت و کنترل بهتر قراردادها کاری سخت و پرهزینه است و طبیعتاً استفاده از نرم افزار مدیریت قرارداد می تواند به کاهش هزینه ها و بهینه سازی فعالیت ها کمک کند. این نرم افزارها دارای یک سری امکانات ویژه هستند که در ادامه به مهمترین آنها به اختصار اشاره خواهد شد:

امکان بایگانی کلیه قراردادها به صورت الکترونیکی

یکی از ویژگی های مهم نرم افزار مدیریت قرارداد، امکان آرشیو قراردادها به صورت الکترونیکی است. در واقع این آرشیو الکترونیکی به افراد امکان دسترسی سریع به قراردادها بر اساس تاریخ، نوع قرارداد، پیمانکار و ... را می دهد و همچنین با استفاده از این آرشیو می توانید به راحتی به کلیه اصلاحات، وضعیت ها و الحاقات یک قرارداد دسترسی داشته باشید.

فهرستی از تمام پیمانکاران با استفاده از نرم افزار مدیریت قرارداد ایجاد کنید.

با نرم افزار مدیریت قراردادها به راحتی به کلیه اطلاعات پیمانکار اعم از امضا، تلفن، آدرس، اطلاعات ثبت نام، روزنامه های ثبت و تغییر و ... دسترسی خواهید داشت، همچنین این نرم افزار قابلیت ارائه گزارش از کلیه قراردادهای منعقد شده با پیمانکاران را دارد و با طبقه بندی آنها شما حتی قادر خواهید بود یک لیست سیاه از پیمانکاران ایجاد کنید تا مانعی برای قرارداد مجدد با پیمانکاران متخلف باشید.

قابلیت چند کاربره نرم افزار مدیریت قرارداد

یکی از ویژگی های جالب نرم افزار کنترل قرارداد، کاربران متعدد آن است. در واقع افراد مختلفی که به نحوی درگیر قرارداد هستند از جمله مسئولین کمیسیون، مدیر قرارداد، مدیر مناقصه، مدیر قراردادها و ... می توانند وارد نرم افزار مدیریت قرارداد شوند.

نرم افزار مدیریت قرارداد مبتنی بر وب

یکی دیگر از ویژگی های مهم نرم افزار مدیریت قرارداد این است که در هر زمان و در هر نقطه از دنیا که به اینترنت دسترسی داشته باشید، قادر خواهید بود با این سیستم کار کنید. در واقع، این امر مدیریت را برای همه کسانی که به آن دسترسی دارند آسان تر می کند.

داشتن هشدارها و پیام های لازم

یکی از ویژگی ها و قابلیت های یک نرم افزار مدیریت قرارداد، ارائه اخطار و پیام به کاربر در زمان انقضای مدت قرارداد، کنترل مبلغ قراردادها، ناقص بودن اسناد و مدارک قرارداد یا اسناد پیمانکاران و ... می باشد.

ثبت اضافات و اصلاحات متعدد در نرم افزار مدیریت قرارداد

اگر زمانی قصد خرید یک نرم افزار مدیریت قرارداد در زمینه قراردادها را داشتید، حتما به قابلیت ثبت چندین الحاقیه برای یک قرارداد خاص و همچنین امکان دسترسی سریع به آن توجه کنید.

توانایی حرفه ای برای جستجو، ارائه گزارش و ثبت نمودار

نرم افزاری که انتخاب می کنید باید بتواند گزارش های مختلفی را ارائه دهد که در زیر به آنها اشاره می کنیم:

• ایجاد لیست پیمانکاران قابل جستجو با توجه به نوع فعالیت، محل و ...
• ارائه گزارش کامل (قراردادهای انجام شده، قراردادهای در انتظار تایید و ...) با توجه به نوع قراردادها.
• ارائه گزارش آماری قراردادهای هزینه و درآمد طبق تاریخ تعیین شده
• تهیه فهرست قراردادهای درآمد و هزینه
• نرم افزار مدیریت قرارداد دارای رابط کاربری کاملا آسان و کاربرپسند می باشد.

یک گزارش وضعیت ایجاد کنید.

هر نرم افزار مدیریت قرارداد باید توانایی ایجاد گزارش وضعیت نامحدود برای هر قرارداد ثبت شده را داشته باشد. همچنین باید برای هر شرایطی یک سری هشدارهای لازم را ایجاد و در اختیار مراجع ذیربط قرار دهد.

ثبت قراردادهای هزینه و درآمد در نرم افزار مدیریت قرارداد

یکی دیگر از ویژگی های بارز نرم افزار مدیریت قرارداد، ثبت کلیه اطلاعات مربوط به قراردادهای هزینه و درآمد و همچنین امکان جستجو بر اساس یک سری فیلدهای خاص است. یکی دیگر از مواردی که در این نرم افزار بسیار حائز اهمیت است، امکان پیوست قرارداد اصلی، پیوست ها و سایر مدارک مورد نیاز برای بازیابی اطلاعات قرارداد می باشد.

مراحل مدیریت قرارداد

شکی نیست که مدیریت قرارداد فرآیندی زمان بر است و ورود کامل تمامی جزئیات مستلزم صرف زمان زیادی است. در این بین هرگونه کم کاری و سهل انگاری قطعا آسیب های جبران ناپذیری به کسب و کار شما وارد می کند. بنابراین برای کسب بیشترین سود باید تمامی مراحل فرآیند مدیریت قرارداد به درستی انجام شود.

مرحله اول: ارسال درخواست های اولیه

قبل از اینکه بخواهید قرارداد ببندید باید از خود بپرسید: دلیل انعقاد این قرارداد چیست؟ در واقع پاسخ شما به این سوال مهر تاییدی بر تمامی نیازهایی است که با امضای این قرارداد به دست خواهید آورد. پس از این، کاری که باید انجام دهید این است که با طرف مقابل تماس بگیرید و درخواست های اولیه را انجام دهید.

مرحله دوم: انعقاد قرارداد

عقد قرارداد یکی از مراحل مهم در فرآیند مدیریت قرارداد است که باید مراقب آن باشید. تنها نکته ای که باید در نظر داشته باشید این است که هر قراردادی حقوق و قوانین خاص خود را دارد، پس هنگام امضای قرارداد به این نکته توجه کنید و خود را برای مشکلاتی که در آینده پیش خواهد آمد آماده کنید. و لازم به ذکر است که شما داخل این نرم افزار امکان ایجاد امضای الکترونیکی نیز دارید.

مرحله سوم: درباره جزئیات قرارداد مذاکره کنید.

 

نکته دیگری که پس از انعقاد و نگارش قرارداد باید به آن توجه ویژه ای داشته باشید، مذاکره درباره جزئیات قرارداد است. سعی کنید تمامی جزئیات لازم قرارداد از قبیل توانایی های کارکنان، فروشندگان و شرکای احتمالی را به همراه بررسی نهایی نام ببرید و در صورت نیاز حتما از نرم افزار مدیریت قرارداد استفاده کنید.

مرحله چهارم: تصویب قرارداد

در این مرحله مذاکرات تکمیل شده و پیش نویس های نهایی قرارداد بازنویسی و مورد توافق طرفین قرار گرفته است. اکنون به مرحله تایید قرارداد رسیده اید و پس از توافق نهایی می توانید آن را امضا کرده و تمامی جزئیات را در نرم افزار مدیریت قرارداد وارد نمایید.

مرحله پنجم: اجرای قرارداد

اجرای قرارداد در فرآیند مدیریت قرارداد، بخش بسیار ساده ای به نظر می رسد زیرا تمام مراحل انجام شده و طرفین قرارداد به توافق نهایی رسیده اند و همه چیز آماده است. به این نکته توجه کنید که تا زمانی که همه طرفین قرارداد را امضا نکنند، این قرارداد معتبر نخواهد بود.

مرحله ششم: تعهد به انجام امور قرارداد

این مرحله به نوعی مدیریت قرارداد را تضمین می کند. در واقع طرفین متعهد می شوند که تمام تعهدات خود را به موقع انجام دهند و به نحوی در کار خود مؤثرتر باشند.

مرحله هفتم: وارد کردن اصلاحات و بازنگری ها

هنگام انعقاد قرارداد سعی کنید نکات خاصی را در قرارداد برای اصلاحات و تجدید نظرهایی که در آینده رخ می دهد ثبت کنید. این امکان وجود دارد که در طول مدت قرارداد بخواهید بخشی از قرارداد را تغییر دهید.

مرحله هشتم: گزارش و حسابرسی

پس از انعقاد قرارداد باید از پایبندی طرفین به تمامی شرایط و ضوابط تعیین شده و رعایت آن اطمینان حاصل کنید و بهتر است خودتان حسابرسی و گزارش دهید. زیرا ممکن است طرفین پس از مدتی به تعهدات خود پایبند نباشند و از قرارداد برگردند.

مرحله نهایی: تمدید قرارداد

یکی از مهمترین مراحل فرآیند مدیریت قرارداد در نرم افزار مدیریت قرارداد، تمدید قرارداد می باشد. شما به راحتی قادر خواهید بود در نرم افزار مدیریت قرارداد یک زنگ هشدار به عنوان یادآور ایجاد کنید تا قبل از پایان قرارداد این موضوع را به شما یادآوری کند.

 

مزایای نرم افزار مدیریت قراردادها

نرم افزار مدیریت قرارداد زمان صرف شده و مدیریت قراردادهای شما را کاهش می دهد. مزایا عبارتند از:

• افزایش دید عملکرد تامین کننده

• انطباق بیشتر با شرایط قرارداد

• زمان های تایید کوتاه تر

• ارتباط و همکاری بهتر

• بهره وری عملیاتی افزایش یافته است

• از مدیریت ریسک پشتیبانی می کند

مدیریت قرارداد برای همه مشاغل ضروری است. یک فرآیند خودکار و سیستماتیک به شما کمک می کند تا از جریمه های مالی، نظارتی و اعتباری که در صورت عدم مدیریت مناسب مشمول آن می شوید، اجتناب کنید. فرآیند مدیریت قراردادها در طول چرخه عمر خود و همچنین حسابرسی کلی و حاکمیت فرآیند قرارداد، به عنوان مدیریت قرارداد شناخته می شود. چرخه عمر قرارداد با درخواست قرارداد شروع می شود. قبل از اجرا، مراحلی مانند تالیف، تایید و مذاکره را طی می کند. اصلاحات و تمدید نیز بخشی از فرآیند قرارداد است. همانطور که چشم انداز کسب و کار به طور فزاینده ای نظارتی می شود، مدیران، فرایند کاهش ریسک و حاکمیت قرارداد را به عنوان بخش های حیاتی مدیریت قرارداد در نظر می گیرند.

 

چرا مدیریت قرارداد مهم است؟

نرم افزار مدیریت قراردادها به چند دلیل مهم است. این به شما کمک می کند تا هزینه ها و خطرات را کاهش دهید، کارایی را افزایش دهید و تصمیمات آگاهانه بگیرید.

• کاهش خطر

قراردادها اغلب شامل اطلاعات محرمانه، تعهدات مالی، یا به طور کلی اطلاعات حساس هستند. مدیریت صحیح قرارداد به سازمان ‌ها اجازه می‌ دهد تا قراردادهای خود را پیگیری کنند، مجوزهای کاربران را داشته باشند تا مطمئن شوند قراردادها هرگز در دستان افراد اشتباه قرار نمی‌گیرند.

• صرفه جویی در هزینه

نرم افزار مدیریت قرارداد می تواند منجر به صرفه جویی قابل توجهی در هزینه شود. با نظارت فعالانه بر عملکرد قرارداد و نقاط عطف، سازمان ‌ها می ‌توانند فرصت ‌هایی را برای کاهش هزینه ‌ها، مانند مذاکره مجدد در مورد قیمت‌ گذاری، یکپارچه ‌سازی قراردادها، یا شناسایی خدمات شناسایی کنند. علاوه بر این، مدیریت قرارداد به جلوگیری از جریمه ها و هزینه های قانونی غیر ضروری کمک می کند. با داشتن فرآیندهای سریع‌ تر برای ایجاد و مدیریت قراردادها، در زمان مدیریت کارمندان خود نیز صرفه‌جویی می ‌کنید تا آنها بتوانند به بهترین نحو به انجام کاری که انجام می ‌دهند بازگردند.

• مدیریت روابط

قراردادها اغلب شامل روابط با طرف های خارجی مانند فروشندگان، تامین کنندگان یا مشتریان است. مدیریت قرارداد با ترویج ارتباطات شفاف، به پرورش این روابط کمک می کند. این سیستم یک محیط مشارکتی را تقویت می کند، درگیری ها را کاهش می دهد و پایه ای برای مشارکت های بلندمدت ایجاد می کند.

• افزایش بهره وری

فرآیندهای مدیریت قرارداد دستی، مانند جستجوی قراردادها، پیگیری مهلت‌ها یا مدیریت تمدید، می ‌توانند زمان ‌بر و مستعد خطا باشند. پیاده ‌سازی سیستم ‌ها و گردش ‌های کاری مدیریت قرارداد، این فرآیندها را ساده می‌ کند، وظایف را خودکار می ‌کند و اطلاعات مربوط به قرارداد را بررسی می ‌کند. کارایی را بهبود می بخشد، بار اداری را کاهش می دهد و به تیم ها اجازه می دهد تا بر فعالیت های با ارزش بالاتر تمرکز کنند.

• تصمیم گیری

نرم افزار مدیریت قراردادها می توانند بینش های ارزشمندی را از طریق عملکردهای تجزیه و تحلیل و گزارش ارائه دهند. با تجزیه و تحلیل داده های قرارداد، سازمان ها می توانند روندها، ریسک ها و فرصت ها را شناسایی کنند. این اطلاعات، تصمیم گیری آگاهانه را امکان پذیر می کند، مانند شناسایی مسائل مربوط به عملکرد قرارداد، بهینه سازی روابط تامین کننده، یا شناسایی زمینه هایی برای بهبود فرآیند.

نرم افزار مدیریت قرارداد چگونه کمک می کند؟

نرم‌ افزار مدیریت قرارداد به شناسایی سریع ‌تر درآمد، کاهش هزینه‌ های عملیاتی، بهبود تجربه خریدار و زمان کوتاه‌تر تحویل قرارداد کمک می‌ کند. این نرم ‌افزار با نیازهای یک کسب ‌وکار سازگار است و به کسب حداکثر ارزش از قراردادهای کمک می‌کند.

1- نرم افزار مدیریت قرارداد، قالب های قراردادی از پیش تعریف شده و سفارشی را ارائه می دهد. ضمن اطمینان از سازگاری، آنها همچنین سرعت نوشتن قرارداد را افزایش داده و احتمال خطا را به حداقل می‌رسانند.

2- نرم افزار مدیریت قرارداد با دسترسی کنترل شده به اسناد قرارداد، فرآیند مذاکره را بدون مشکل می کند.

3- نرم افزار مدیریت قرارداد فضای ذخیره سازی مرکزی را برای تمام قراردادهای شما ارائه می دهد. آنها دارای گزینه های جستجو و فیلتر هستند که مکان یابی و دسترسی به قراردادها را آسان می کند. گزارش ‌ها به مدیران کمک می ‌کند تا قراردادها را با بندهای خاص شناسایی کنند و اصلاحات را آسان ‌تر کنند.

 

نرم افزار مدیریت قرارداد برای چه کسانی قابل استفاده است؟

قراردادها بخش مهمی از هر کسب و کار هستند. آنها بر تمام معاملات تجاری شرکت شما نظارت می کنند و در صورت عدم اجرای تعهدات قراردادی، می توانند از نظر قانونی و مالی بر تجارت شما تأثیر بگذارند. نرم افزار مدیریت قرارداد یک ابزار ارزشمند برای هر کسب و کاری است، خواه یک شرکت نوپا باشد.

توسط صنعت

چه در زمینه املاک و مستغلات باشید، شرکت شما احتمالاً با تعداد قابل توجهی از قراردادها سر و کار دارد. با مقیاس بندی، تعداد قراردادهایی که امضا می کنید فقط افزایش می یابد. این سیستم نه تنها قراردادهای فیزیکی شما را با قراردادهای دیجیتال جایگزین می کند، بلکه روند قرارداد شما را ساده می کند و انطباق را بهبود می بخشد. نرم افزار قرارداد را می توان بر اساس نیازهای تجاری شما سفارشی کرد، مانند اینکه شما را قادر می سازد اسناد را بر روی کاغذ سفید یا کاغذ تمبر بسته به صنعت خود امضا کنید.

توسط بخش های مختلف مشاغل

قراردادها به بخش حقوقی محدود نمی شود. آنها همه بخش های تجاری، از جمله فروش، امور مالی، منابع انسانی و تدارکات را در بر می گیرند. در اینجا نرم افزار مدیریت قرارداد می تواند به بخش های مختلف در تجارت شما کمک کند.

حقوقی: تیم ‌های حقوقی با رویکردی ساختاریافته برای عقد قرارداد، با قالب ‌های قراردادی از پیش تعریف ‌شده و گردش‌ های کاری ساده، در زمان صرفه‌ جویی می ‌کنند. نرم ‌افزار مدیریت به تیم‌ های حقوقی کمک می‌ کند تا روی وظایف با ارزش، انطباق و عملکرد بهتر خود تمرکز کنند، زیرا کل فرآیند مدیریت قرارداد را دیجیتالی می ‌کند. این سیستم از طریق تجزیه و تحلیل و گزارش ‌هایی که به اصلاح فرآیند قرارداد کمک می ‌کند، به تیم ‌های حقوقی بینش ‌های ارزشمندی می ‌دهد. 

فروش: تیم ‌های فروش می ‌توانند روی بستن معاملات سریع ‌تر تمرکز کنند، زیرا این نرم ‌افزار چرخه قرارداد فروش را با گردش ‌های کاری خودکار و امضاهای دیجیتال ساده ‌تر می ‌کند. با استفاده از الگوها، فروشندگان می توانند به سرعت قراردادهای بدون خطا بنویسند و آنها را با مشتریان به اشتراک بگذارند. مخزن مرکزی، با جستجوی پیشرفته و گزینه های فیلتر، به فروشندگان کمک می کند تا در کمترین زمان به قراردادها دسترسی پیدا کنند. دسترسی کنترل‌ شده به نرم ‌افزاری که به طرف مقابل داده می ‌شود به مذاکره یکپارچه و بهبود تجربه خریدار کمک می ‌کند.

 نرم ‌افزار مدیریت قرارداد همچنین به تیم‌ های فروش اجازه می ‌دهد تا با ارائه هشدارهای تمدید خودکار و اعلان ‌های یادآوری، نشت درآمد را مسدود کنند. تجزیه و تحلیل ها و گزارش ها به پیش بینی های آینده کمک می کند و مدیریت درست به پیگیری همه تعهدات کمک می کند.

امور مالی: تیم های مالی می توانند با مقررات دولتی مطابقت داشته باشند و ارزش حاصل از قراردادها را با نرم افزار مدیریت قرارداد به حداکثر برسانند. در صورت وضع مقررات جدید دولتی که مستلزم تغییرات در سطح سازمان است، این سیستم تجزیه و تحلیل ‌ها و گزارش ‌های پیشرفته ‌ای را ارائه می‌ دهد که به بخش مالی کمک می ‌کند تا تغییرات را به سرعت اعمال کند. 

تدارکات: با تسریع نگارش قرارداد، تیم های تدارکات می توانند با نرم افزار مدیریت به توافقات فروشنده دست یابند. همکاری متقابل بین بخش ها، سیلوهای اطلاعاتی را حذف می کند و ذینفعان مربوطه را در زمان مناسب درگیر می کند. با تجزیه و تحلیل پیشرفته، تیم های تدارکات می توانند فرآیندها را اصلاح کنند و هزینه ها را در طول مذاکرات قرارداد بهینه کنند. 

منابع انسانی: این سیستم به تیم های منابع انسانی کمک می کند قراردادهای کارکنان را بهتر مدیریت کنند. نمایندگان منابع انسانی می توانند قراردادهای کارمند بدون خطا را با قالب های قراردادی از پیش تعریف شده و سفارشی ایجاد کنند. 

کلام آخر

مدیریت کلیه مراحل فرآیندهای مربوط به تهیه قراردادهای هزینه و درآمد از مرحله تهیه پیش نویس اولیه تا تسویه کامل قرارداد موضوع نرم افزار مدیریت قرارداد می باشد. ثبت، پیگیری و نگهداری تاریخچه تغییرات قراردادها، کنترل تعداد و امور مالی قراردادهای منعقد شده و همچنین نظارت بر روند اجرای مفاد قرارداد از بارزترین ویژگی های نرم افزار قرارداد نویسی است. یکی از اهداف این نرم افزار هدایت سازمان به سمت یکسان سازی قراردادها و مدیریت بهینه آنها می باشد. تعریف ساختار گروه بندی برای انواع قراردادها، تعریف الگو، تعیین پارامترهای محاسباتی و سطوح دسترسی برای انواع قراردادها، سازمان را به سمت مدیریت بهینه و کاهش ریسک خطاهای کنترلی بر روی قراردادها سوق می دهد.

نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان و دایا قسمت مدیریت قرارداد با استفاده از امکان ارتباط با نرم افزار اعتباری از جمله تعهد قرارداد و همچنین تامین مالی صورت وضعیت، فرآیندهای مالی مربوط به یک قرارداد را پشتیبانی می کند و در این راستا عملی و مفید می باشد.از طرفی با امکان ارتباط با نرم افزار خزانه داری، فرآیندهای مالی مربوط به قرارداد برای پوشش فرآیندهای بخش خصوصی نیز از طریق این نرم افزار قابل مدیریت است.