در سال های اخیر، واژه «پروژه» یا «پیمانکاری» بیشتر از سال های گذشته شنیده می شود. علاوه بر این، پروژه های کاری روز به روز در حال گسترش هستند و افراد زیادی از این طریق درآمد کسب می کنند. برای تعریف حسابداری پروژه یا پیمانکاری لازم به ذکر است که یکی از زیر مجموعه های رشته حسابداری محسوب می شود و دارای کاربرد ها و مزایای متعدد می باشد. پروژه های پیمانکاری دارای جزئیات زیادی هستند و افراد برای رسیدن به اهداف خود باید به دانش حسابداری پیمانکاری تسلط داشته باشند تا در این زمینه موفق شوند.
فعالیت پیمانکار از زمان اعلام مناقصه آغاز می شود و تا زمان تحویل پروژه به آنها ادامه می یابد. در عین حال باید علم حسابداری داشته باشند تا بتوانند پروژه را پیش بینی و پیگیری کنند.
به گروهی از افرادی که برای انجام فعالیت های حقیقی یا حقوقی با دیگران قرارداد می بندند، پیمانکار می گویند که بر اساس سابقه، تعداد فعال و توانمندی های خود رتبه بندی می شوند و از طریق مناقصه کار انجام می دهند. بر اساس ابلاغیه معاونت راهبردی ریاست جمهوری، شرکت های پیمانکاری به 11 گروه تقسیم می‌شوند که بر اساس آن می توان فعالیت های صنعتی و معدنی، ساختمانی، نفت و گاز و برق، اکتشاف اراضی، حمل و نقل، راه، تاسیسات کشاورزی تجهیزات، حفاظت از آب، ارتباطات و مرمت آثار باستانی را انجام داد.
محتوای اصلی عملیات پیمانکاری:
در هر عملیات پیمانکاری سه رکن اساسی وجود دارد که عبارتند از:
کارفرما:
شخصی است که به پیمانکاری مأموریت می دهد تا عملیات خاصی را انجام دهد و جهت اجرای دقیق و نظارت بر عملکرد قرارداد از مشاوران متخصص کمک می گیرد. هر شخصی که توسط کارفرما به عنوان جانشین انتخاب شود از اختیارات کارفرما برخوردار است.
پیمانکار:
شخصی که قول می دهد تمام عملیات تعیین شده در قرارداد را تا زمان تکمیل به بهترین شکل ممکن انجام دهد. برای تسهیل کار در بخش عملیاتی، او قرارداد هایی را با پیمانکاران فرعی امضا می کند. از آنجایی که برای برخی از پروژه های ویژه یا عملیاتی، مقیاس برنامه ریزی شده برای یک پیمانکار بسیار بزرگ است که نمی توان آن ها را به سرانجام رساند، بنابراین چندین پیمانکار با تخصص های مختلف ملزم به همکاری با یکدیگر برای افزایش توان مالی و عملیاتی پروژه و افزایش ریسک های ناشی از اجرا هستند که خطرات ناشی از اجرای عملیات نیز کاهش می یابد. بنابراین گاهی با مشارکت مشترک چند شرکت دیگر یک شرکت پیمانکاری تشکیل می شود.
قرارداد:
در واقع مهمترین قسمت کار پروژه بحث قرارداد آنهاست که از تعهدات پیمانکار و کارفرما نشات می گیرد. در قرارداد باید مشخصات هر کارفرما و پیمانکار و همچنین مدت قرارداد، موضوع و مبلغ قرارداد، تعهدات طرفین قرارداد و تاریخ اتمام پروژه ذکر شود.
صورت وضعیت:
مهندس مشاور به صورت ماهانه صورت وضعیت را تهیه و تایید کرده و برای کارفرما ارسال می کند. این شامل فعالیت های انجام شده و مصالح استفاده شده در کار می شود. این صورت وضعیت که در طول پروژه برای کارفرما ارسال می شود، موقت و علی الحساب بوده و با تایید کارفرما، مبلغ پس از کسر به پیمانکار پرداخت می شود. در واقع مبالغ و کسورات عبارتند از: بیمه، مالیات، پیش پرداخت و سپرده حسن عملکرد.
حسابداری شرکت ها
بر اساس بند 104 قانون مالیات های مستقیم، 3 درصد مالیات از مبلغ اعلام شده توسط کارفرما کسر می شود. مبلغ ظرف مدت سی روز به حساب سازمان مالیاتی واریز و صورتحساب به پیمانکار تحویل داده شود. کارفرما موظف است ظرف مدت سی روز از تاریخ امضای قرارداد یک نسخه از قرارداد را به اداره مالیات محل تحویل دهد. پس از بررسی قرارداد توسط سازمان مالیاتی، عملکرد پیمانکار طبق قانون مشخص می شود و پس از کسر پیش پرداخت، مابقی مبلغ به حساب سازمان مالیاتی واریز می شود. از نظر بیمه نیز طبق ماده 38 قانون تامین اجتماعی، پیمانکار موظف است 5 درصد از کل عملکرد پیمانکار را از آنچه برای پیمانکار اتفاق افتاده کسر و این مبلغ را نزد خود نگه دارد.
این مبلغ و پرداخت نهایی پیمانکار تا تسویه حساب پیمانکار صادره از سوی سازمان تامین اجتماعی حفظ خواهد شد. در قرارداد پروژه ساختمانی، حق بیمه باید به وضوح کاهش یابد. حق بیمه این قرارداد ها 6.6 درصد است که سهم پیمانکار 1.6 درصد و سهم کارفرما 5 درصد است.
اصول پروژه حسابداری
مانند هر رویکرد مدیریت پروژه، اصولی وجود دارد که به شروع، برنامه ریزی، و ایجاد معیارهای حسابداری پروژه و همچنین نحوه اجرای قرارداد ها، جلوگیری از خزش دامنه و بستن پروژه ها کمک می کند. برای انجام پروژه های حسابداری هشت اصل وجود دارد که در زیر به آنها اشاره می کنیم.
1. اصل هزینه: هنگام ثبت هزینه های پروژه، از ارزش اصلی به جای ارزش تخمینی بازار استفاده کنید. آنچه باید به دست آورید هزینه ای است که خرج کرده اید، نه هزینه احتمالی.
2. اصل تطبیق: درآمد و هزینه ها باید به موقع با هزینه های مناسب مطابقت داشته باشند. در هنگام تخصیص هزینه های انجام شده در طول اجرای پروژه، دوره ای که تیم در پروژه متحمل هزینه شده به عنوان هدف استفاده می شود.
3. اصل یکپارچه سازی: پروژه های مرتبط را با هم گروه بندی کنید تا هزینه کلی پروژه را تعیین کنید. ادغام فعالیت های مالی پروژه تحت یک حساب واحد از طریق فرآیند سیستماتیک شناسایی درآمدها و هزینه ها با سایر طرف ها است.
4. اصل افشای کامل: برای دستیابی به شفافیت در امور مالی پروژه، باید تمام موارد با اهمیت را در صورت های مالی ثبت کنید. این به مسئول نگه داشتن ذینفعان پروژه کمک می کند.
5. اصل احتیاط: این اصل هنگام انجام پروژه های حسابداری ایجاب می کند که مقادیر درآمد و هزینه هایی که بیان می کنید بهترین تخمین شما از میزان درآمد یا هزینه هایی باشد که واقعاً در طول دوره پروژه اتفاق افتاده است.
6. اصل مسئولیت: اطمینان حاصل کنید که تمام هزینه های مرتبط با تعهدات پروژه آینده را تأیید می کنید. این ممکن است شامل هر گونه جریمه قراردادی و خسارات جبران شده مرتبط با نقض قرارداد باشد. به عبارت دیگر اگر این هزینه ها انجام شود شما مسئول هستید.
7. اصول کنترل: هنگام نظارت بر فعالیت های مالی پروژه، رویه ها و فرآیندها باید اعمال شود تا از انطباق با مقررات اطمینان حاصل شود. این به مدیران امکان می دهد تا هزینه های واقعی پروژه را ردیابی کنند و رویدادهای غیر تکراری را تنظیم کنند تا بودجه شما را نگه دارند.
8. اصل تخصیص منابع: این اصل اجرای پروژه حسابداری تصریح می کند که می توان منابع را به پروژه های متعدد تخصیص داد. مدیران پروژه به جای تخصیص مجدد بودجه به پروژه ها در طول زمان، در صورت وجود منفعت مالی و حداقل ریسک، همان مقدار منابع را به پروژه های مختلف تخصیص می دهند.
مزایای حسابداری پروژه:
همان طور که قبلا ذکر شد حسابداری پروژه یکی از شاخه های حسابداری است که کاربردهای فراوانی دارد و در اینجا به برخی از مزایای آن اشاره می کنیم:
واقعاً سودآوری پروژه را درک کنید:
زیرا در حسابداری میزان هزینه های انجام شده توسط یک پروژه ارزیابی می شود و تأثیر آنها کاملاً مشخص و مشخص است که کدام هزینه ها قبلی و کدام جدید هستند که گاهی اوقات به آن سودآوری می گویند.
تصمیمات سریع و صحیح:
با استفاده از حسابداری پروژه می توان انتخاب های مهمی را در میانه های پروژه انجام داد، نه اینکه در پایان پروژه متوجه خطاها شوید، بلکه در حین کار هر جا که خطا پیدا کردید، می توان آن ها را اصلاح کرد. به علاوه، در این مرحله از کار، می توانید ببینید که تا کنون چقدر هزینه کرده اید و چه اطلاعات مهمی باید داشته باشید تا بتوانید در مقابل کارفرمای خود پاسخگو باشید.
کنترل سیاست های تجاری:
با استفاده از این روش حسابداری می توان تصمیمات بهتری گرفت: به عنوان مثال، انتخاب موفق ترین و توانمند ترین افراد برای مسیر صحیح شرکت، یا انتخاب از بین چندین پروژه، تایید سودآور ترین و رد آنها و بقیه موارد.
مزایای حسابداری پروژه
دلایل استفاده از حسابداری پروژه:
• آینده نگری و جذب نیرو برای رشد بلند مدت، استفاده از این روش حسابداری منجر به رفتار آگاهانه مرتبط با اجزا و بازرسی و کنترل بیشتر مسائل نقدی می شود. با این رویکرد، متوجه می‌شوید که افراد به چه مهارت هایی نیاز دارند و در هنگام استخدام افراد تصمیمات بهتری می گیرید و به تیم خود اجازه می‌دهید تا از نظر استراتژیک تا بالاترین سطح ممکن پیش برود.
• افزایش سطح مسئولیت پذیری کارکنان، زمانی که از پرسنل خواسته می شود سلامت مالی پروژه های خود را ارزیابی و بررسی کنند، در مورد تأثیر فعالیت های خود بر سودهای به دست آمده بیشتر می آموزند.
• افزایش همکاری زیرا در نرم افزار مدیریت پروژه نیاز به اشتراک گذاری اطلاعات وجود دارد و همه اعضای گروه باید برای جمع آوری اطلاعات و به دست آوردن داده هایی که خروجی پروژه را قابل قبول می کند تلاش کنند و با این اقدام متوجه افزایش مسئولیت خود شوند.
• باعث رضایت بیشتر مشتریان و کارکنان می شود، این حسابداری روحیه شرکت را برای بر عهده گرفتن مسئولیت های بیشتر افزایش می دهد و با افزایش قدرت مالی که به ارمغان می آورد توجه بیشتری را به خود جلب کرده و خدمات بهتری به مشتریان ارائه می دهد. آنها از تحویل به موقع و دقیق کار رضایت بیشتری نسبت به شما خواهند داشت.
6 نکته مهم حسابداری قرارداد و پروژه
از آنجایی که حسابداری قرارداد و پروژه در مقایسه با حسابداری سایر مشاغل دارای پیچیدگی ها و ظرافت های خاصی است، رعایت نکات زیر می تواند حسابداری این گونه شرکت ها را آسان کند. در این مقاله به چند نکته کلیدی در مورد حسابداری شرکت های ساختمانی و پیمانکاری و همچنین به طور کلی حسابداری پروژه می پردازیم. این نکات علاوه بر کمک به اسناد حسابداری و گزارش پروژه، می تواند به شما در انتخاب نرم افزار حسابداری رایگان مناسب برای قرارداد ها و پروژه های خود کمک کند.
چندین سطح حساب مورد نیاز است!
بارزترین نکته در حسابداری قرارداد و پروژه این است که تنها با یک سطح حساب نمی توان حساب های این گونه شرکت ها را مدیریت و کنترل کرد. چه از اکسل یا نرم افزار حسابداری استفاده کنید، باید بتوانید موارد را در فیلد های جداگانه انتخاب کنید. در این صورت می توانید به راحتی موجودی بانکی، گردش حقوق و دستمزد، هزینه ها، درآمدها یا سایر حساب ها را برای یک یا چند مورد مشاهده کرده و با هم جمع کنید.
بهتر است شناور های دقیق داشته باشید!
چندین پروژه را می توان از یک تامین کننده خریداری کرد یا یک پیمانکار می تواند روی چندین پروژه کار کند. جزئیات شناور به شما کمک می کند نام فرد را فقط یک بار معرفی و در همه پروژه ها از آن استفاده کنید. به این ترتیب علاوه بر مشاهده گردش حساب یک شخص در یک پروژه خاص، می توانید کل گردش حساب یک شخص را در تمامی پروژه ها نیز مشاهده کنید.
فیلد های پروژه را در تمام ردیف های سند تکمیل کنید.
مهمترین نکته در حسابداری و پیمانکاری پروژه پرکردن فیلد های پروژه در تمامی خطوط سند حسابداری می باشد. دلایل متعددی وجود دارد. مهم ترین دلیل این است که باید بتوانیم موجودی حساب پروژه را برداشت کنیم. این تراز نه تنها باید شامل هزینه ها و درآمدهای پروژه، بلکه کلیه حساب ها اعم از نقدی و بانکی، دارایی های ثابت، بدهی ها و مطالبات و سرمایه و حساب های جاری شریک باشد. مانده حساب ها و جزئیات یک پروژه از چند جهت مهم است.
اول، یک پروژه ممکن است چندین سرمایه گذار داشته باشد یا توسط چندین حساب بانکی تامین مالی شود. مقادیر ورودی و خروجی یک پروژه یا جریان های نقدی پروژه باید از سایر پروژه ها جدا شده و به طور جداگانه استفاده شود.
ثانیاً، به دلیل بزرگی و در بسیاری موارد ماهیت ایزوله پروژه، پروژه عملاً به عنوان یک شرکت مجزا عمل می کند و تمام نهادهای دخیل در حسابداری شرکت نیز در داخل پروژه وجود دارند. یعنی شرکای جداگانه، حساب های بانکی جداگانه، طرفین حساب، افراد و پیمانکاران جداگانه و غیره. در مقابل، می توانیم یک شرکت ساختمانی را با یک کارگاه تولید در و پنجره مقایسه کنیم. همانطور که قبلا ذکر شد، در پروژه های شرکت های ساختمانی سرمایه گذار، حساب های بانکی، مجریان و عوامل مدیریتی بسیار متفاوت است، اما کلیه سفارشات شرکت های تولیدی درب و پنجره توسط نمایندگان و پرسنل ثابت، مدیران ثابت و پرسنل انجام می شود. بنابراین می توان گفت پروژه های ساختمانی بزرگ مانند شرکت های کوچک زیر نظر شرکت اصلی هستند.
پیش پرداخت ها، پیش دریافت ها، حساب ها و کمک هزینه ها را به درستی ثبت می کنید. با توجه به ماهیت کار ساخت و ساز، بخش زیادی از دستمزد و هزینه های تدارکات از قبل پرداخت شده و محاسبه می شود. یک راه آسان برای ثبت این موارد، مانند پاک کردن صورت مساله است، ثبت این پرداخت ها به عنوان هزینه است. در حالی که ثبت اسناد را ساده می کند، اشکالاتی نیز دارد. مهمترین عیب این کار این است که در این صورت موجودی حساب پیمانکار یا طرف حساب دریافت کننده پیش پرداخت یا بدهکار معلوم نیست یا اصلا معلوم نیست و برای تعیین مانده حساب نیاز به عملیات بیشتری است.
یکی از جنبه های مهم علی الحساب ها، پیش پرداخت ها و پیش دریافتها، این است که پس از ثبت صورتحساب یا صورت وضعیت مربوط، مستهلک می شوند. بنابراین هر بار که ما گزارشی از یک حساب یا یک حساب پیش پرداخت دریافت می کنیم، فقط باید افرادی باشند که موجودی در حساب دارند اما هنوز فاکتور نشده اند و در واقع یک حساب باز و فعال دارند. به عنوان مثال، یک پیمانکار هنوز مشغول به کار است و برای یک یا چند فاز مساعده دریافت کرده است، اما هنوز وضعیت کار تکمیل شده خود را ارائه نکرده است.
هزینه های مخارج پروژه بیشتر از هزینه های پروژه است!
هزینه پروژه مفهومی گسترده تر از حسابداری بهای تمام شده است. هزینه های پروژه شامل پرداخت ها، پیش پرداخت ها و صورتحساب ها به حساب های پروژه و پیمانکاران می باشد. گاهی اوقات حتی شامل موجودی مواد و مصالح نیز می شود. در مورد پیش پرداخت و کمک و اعتبار نکات فوق رعایت شود.
هزینه های پروژه را به گروه های مختلف طبقه بندی و کد گذاری کنید.
هزینه های پروژه و هزینه های شرکت به گروه متفاوتی تعلق دارد. بسته به مدت زمان پروژه، یعنی بلند مدت یا کوتاه مدت، پروژه ها را می توان به دارایی های جاری یا گروه دارایی های ثابت تحت پروژه های در حال ساخت، ساخت و ساز در حال انجام، پروژه های تکمیل شده و حساب هایی با عنوان مشابه طبقه بندی کرد. این گروه کاملاً با حساب های هزینه متفاوت است (هزینه ها معمولاً بر اساس درآمد در کد گذاری شرکت محاسبه می شوند). بر این اساس در صورت استفاده از هزینه مشابه هم در شرکت و هم در پروژه باید دو بار تعریف شود. یک بار متعلق به گروه پروژه در حال ساخت و یک بار متعلق به گروه هزینه است. به عنوان مثال، هزینه های غذا برای کارگران پروژه یا هزینه های غذا برای کارکنان شرکت. علاوه بر این، هزینه های حقوق، قبوض آب و برق و ... نیز وجود دارد.
خلاصه نهایی:
در پایان لازم به ذکر است که هدف از استفاده از حسابداری پروژه بررسی و ارزیابی جنبه های مالی فعالیت می باشد که می تواند منجر به تغییرات قابل توجهی در خدمات هر سازمانی شود و در صورت اجرای چنین حسابداری باعث افزایش روحیه کارکنان شود. هرچه رضایت مشتری بیشتر باشد، کارایی بیشتر می شود، شرکت بزرگتر و سودآوری آن بیشتر می شود.
سعی کنید سیستم حسابداری پروژه خود را از سایر انواع حسابداری مورد استفاده جدا کنید. این نوع حسابداری شامل جزئیات بیشتری است و نمی توان آن را همانند فرآیندهای عادی حسابداری در نظر گرفت.